Quy trình nghiệp vụ là gì? Cách xây dựng quy trình nghiệp vụ hiệu quả

Việc xây dựng, quản lý và cải tiến quy trình nghiệp vụ luôn được xem như một thách thức vô cùng lớn của doanh nghiệp nhưng cũng đồng thời là nền móng vững chắc để đảm bảo doanh nghiệp có thể vận hành một cách hiệu quả và có nền tảng để phát triển. Vậy quy trình nghiệp vụ là gì? Hãy cùng iRTC tìm hiểu và giải đáp những thắc mắc của bạn qua bài viết sau.

Khóa sắp khai giảng: Khóa học Xây Dựng Quy Trình Nghiệp Vụ chuyên nghiệp ►  Xem chi tiết

Quy trình nghiệp vụ là gì?

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định cần được thực hiện để đạt được những mục tiêu kinh doanh. Việc triển khai công việc theo quy trình nghiệp vụ sẽ đảm bảo các mục tiêu lớn nhỏ của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót.

Quy trình nghiệp vụ cũng thể hiện các thành phần chính quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

Để trực quan và dễ tiếp cận, ta có thể minh họa quy trình nghiệp vụ thành sơ đồ quy trình (còn được gọi là lưu đồ hay Flowchart). Flowchart bao gồm các bước, các điều kiện có thể làm thay đổi kết quả, bộ phận phụ trách từng bước,…

Phân loại quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ có thể được phân thành 3 loại chính như sau:

• Quy trình chính: Gồm các quy trình cơ bản với mục đích chính là cung cấp cho khách hàng sản phẩm cuối cùng. Các nhiệm vụ trong quy trình này đều hướng tới việc tăng thêm giá trị cho đợt chào bán sản phẩm cuối cùng.
• Quy trình hỗ trợ: Gồm các quy trình không trực tiếp tăng thêm giá trị cho sản phẩm cuối cùng nhưng sẽ tạo ra các điều kiện cần thiết giúp các quy trình chính có thể hoạt động hiệu quả. Các quy trình này hướng tới việc hỗ trợ cho các hoạt động của tổ chức.
• Quy trình quản lý: Gồm các quy trình chi phối các hoạt động, công tác quản trị và quản lý chiến lược tại doanh nghiệp. Các quy trình quản lý sẽ giúp đặt ra các mục tiêu và tiêu chuẩn hành lang để đảm bảo hiệu quản của quy trình chính và quy trình hỗ trợ được áp dụng. Quy trình quản lý được sử dụng để lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát các quy trình khác thông qua hoạt định chiến lược lâu dài, chiến thuật hành động và lên kế hoạch hành động.

Lợi ích của quy trình nghiệp vụ

Những lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng quy trình nghiệp vụ một cách hiệu quả:

• Cung cấp tài liệu giúp đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp có thể làm việc hiệu quả, giải quyết công việc một cách nhanh chóng, tránh tắc nghẽn và thuận lợi hơn với người mới.
• Đảm bảo năng suất lao động, tiến độ công việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
• Giảm các rủi ro nhân viên nghỉ việc đột xuất, thuyên chuyển công tác.
• Giúp các cấp quản lý nhanh chóng nhận ra những tắc nghẽn để kịp thời cung cấp giải pháp phù hợp.
• Giải phóng các cấp lãnh đạo. Giờ đây các cấp lãnh đạo không còn khổ sở giải quyết những vấn đề lập đi lập lại hằng ngày.
• Tạo tính chuyên nghiệp và thống nhất trong doanh nghiệp.
• Với quy trình nghiệp vụ được xây dựng một cách cẩn trọng và tỉ mỉ thì trách nhiệm công việc sẽ được phân chia ngay từ đầu, tạo điều kiện giúp việc giải trình trách nhiệm minh bạch hơn.
• Giúp các cấp quản lý và lãnh đạo có thể triển khai công việc một cách nhanh chóng và đưa ra quyết định thuận lợi hơn.
• Giảm các lỗi xuất phát từ con người khi điều phối công việc cho đúng những người có chuyên môn.
• Tạo điều kiện để phát triển và áp dụng các công nghệ mới.

Các bước quản lý quy trình nghiệp vụ

Quản lý quy trình nghiệp vụ gồm 5 bước như sau và cần được thực hiện liên tục và không ngừng tìm kiếm những hướng đi mới để có thể cải thiện quy trình.

Bước 1. Xác định các công việc cần thực hiện

Việc xác định các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh cần được triển khai liên tục để giúp doanh nghiệp tìm ra những hướng đi mới để cải thiện quy trình hiện tại đang được áp dụng. Bên cạnh đó, cũng cần xác định công việc này sẽ do bộ phận nào đảm nhận, do ai phụ trách.

Bước 2. Sắp xếp lưu đồ

Trình bày quy trình một cách trực quan thông qua lưu đồ một cách trực quan. Tinh chỉnh các điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu.

Bước 3. Triển khai

Triển khai thử nghiệm quy trình với một nhóm hoặc quy mô nhỏ, nếu thành công và hiệu quả thì có thể áp dụng cho phạm vi lớn hơn. Trong quá trình triển khai thử nghiệm cần đảm bảo rằng đã hạn chế quyền truy cập vào các thông tin nhạy cảm.

Bước 4. Theo dõi

Cần thường xuyên theo dõi quy trình kể cả khi đã hoàn tất thử nghiệm trên 1 nhóm nhỏ. Cần đánh giá được tiến độ thực thi, hiệu quả công việc, những sai sót, lỗ hổng và những vị trí thường xảy ra tắc nghẽn.

Bước 5. Tối ưu quy trình

Dựa vào những đánh giá và ghi nhận ở bước 4, người quản lý quy trình nghiệp vụ có thể cải tiến quy trình để khắc phục những nhược điểm và đem lại hiệu quả cao hơn khi áp dụng.

Nên xây dựng quy trình phức tạp hay đơn giản?

Quy trình phức tạp hay đơn giản đều có những ưu và nhược điểm riêng. Tùy vào bối cảnh doanh nghiệp, văn hóa doanh nghiệp và định hướng từ các cấp lãnh đạo.

Quy trình phức tạp thường trải qua nhiều phòng ban, được thẩm định cẩn thận, được kiểm tra bởi các bộ phận liên quan tới pháp lý, tài chính và thậm chí là an ninh. Các quy trình này thường vô cùng chặt chẽ, được đánh giá kiểm tra nhiều lần trước khi được áp dụng để đảm bảo không có các lầm lẫn khi được đưa vào sử dụng thực tế. Đôi khi vì một lý do nào đó cần phải vượt quy trình thì trường hợp này cần được thông qua người quản lý quy trình hoặc các cấp lãnh đạo một cách nhanh chóng.

Quy trình đơn giản thường ít khi được ghi nhận, ít khi được áp dụng hoàn chỉnh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp hoặc chỉ được áp dụng để quản lý những phòng ban hoặc công việc đơn giản nhất định. Những quy trình này thường được lên kế hoạch rong những buổi họp có sự tham gia của các phòng ban hoặc khi cần thiết lập phương pháp giúp nhân viên trong công ty tương tác với nhau.

Ví dụ về quy trình nghiệp vụ

Để giúp quý bạn đọc có cái nhìn thực tế hơn về quy trình nghiệp vụ, chúng tôi xin được đưa ra ví dụ về quy trình nghiệp vụ như sau:

Ví dụ về quy trình sản xuất máy tính A:

1. Doanh nghiệp nghiên cứu thị trường để biết được nhu cầu thị trường
2. Doanh nghiệp bố trí các chuỗi cung ứng và tài nguyên cần thiết để sản xuất máy tính phù hợp với nhu cầu của thị trường
3. Tiếp tục nghiên cứu thị trường để xác nhận tính phù hợp của sản phẩm với thị trường
4. Thực hiện đánh giá sản phẩm mẫu (từ các chuyên gia lẫn người sử dụng) để chỉnh sửa sản phẩm phẩm cho phù hợp nhất
5. Xây dựng chiến lược Marketing cho sản phẩm
6. Sản xuất hàng loạt và đưa ra thị trường

Ví dụ về quy trình tuyển dụng số lượng nhân viên sản xuất tại doanh nghiệp:

1. Bộ phận sản xuất sẽ đề xuất tuyển dụng gồm số lượng và yêu cầu lên tổng giám đốc hoặc các cấp quản lý có thẩm quyền
2. Bộ phận nhân sự sau khi được sự phê duyệt từ cấp trên sẽ tiến hành đăng tin tuyển dụng lên các kênh tuyển dụng, truyền thông,… với các kỹ năng, yêu cầu, lợi ích để thu hút ứng viên
3. Sau khi nhận được đơn xin việc, bộ phận nhân sự sẽ cử người lọc hồ sơ và liên hệ với các ứng viên phù hợp để bố trí buổi phỏng vấn
4. Tiến hành phỏng vấn các ứng viên và lựa chọn những ứng viên phù hợp, đáp ứng nhiều nhất các tiêu chí được yêu cầu
5. Bộ phận nhân sự sẽ cho ứng viên được chọn ký vào những giấy tờ cần thiết để làm hợp đồng và các thủ tục theo yêu cầu
6. Đào tạo các ứng viên
7. Bố trí công việc, giới thiệu ứng viên với với bộ phận sản xuất, cung cấp vật tư và trang thiết bị và công cụ làm việc.

Sai lầm thường thấy trong việc xây dựng và quản lý quy trình nghiệp vụ

Một trong những sai lầm thường thấy trong việc xây dựng quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp đó là đem quy trình của doanh nghiệp khác áp dụng vào doanh nghiệp mình. Mỗi doanh nghiệp có văn hóa doanh nghiệp riêng, quy mô riêng, ngành hàng sản xuất và các điều kiện riêng do đó việc áp dụng một hệ thống quy trình từ doanh nghiệp khác sẽ không phù hợp, gây nhiều rắc rối cho doanh nghiệp trong vận hành thậm chí gây rối cho doanh nghiệp.

Việc xây dựng và vận hành quy trình nên được đảm nhận trong doanh nghiệp để đảm bảo tính phù hợp. Nhiều doanh nghiệp chọn cách thuê chuyên gia ngoài để xây dựng quy trình cho doanh nghiệp với mong muốn đem lại tính chuyên nghiệp nhất. Tuy nhiên nếu chuyên gia chưa thực sự nghiên cứu để hiểu rõ doanh nghiệp, làm chưa tường tận, thiếu năng lực sẽ có thể dẫn tới việc đưa ra cho doanh nghiệp mô hình các quy trình không phù hợp.

Một trong những vấn đề nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa gặp phải khi xây dựng quy trình đó là quy trình được xây dựng ra quá khó để triển khai cũng như thiếu các công cụ cần thiết để theo dõi và vận hành. Để giải quyết vấn đề này thì doanh nghiệp cần điều chỉnh lại quy trình, giao đúng việc đúng người, hệ thống các công việc theo hướng thực tế và ứng dụng các công cụ hỗ trợ từ một bên thứ 3 trong việc quản lý và vận hành quy trình.

Với các doanh nghiệp đã áp dụng quy trình được một thời gian thì sẽ sảy ra tình trạng lơ là, không theo sát quy trình, không cải tiến quy trình khiến cho quy trình của doanh nghiệp vận hành kém hiệu quả và lỗi thời hoặc thậm chí xuất hiện các lỗ hổng. Để khắc phục thì các cấp quản lý phòng ban cần được đào tạo về năng lực xây dựng quy trình và thường xuyên tuyên truyền cho cấp dưới về việc bám theo quy trình.

Nếu người xây dựng và vận hành quy trình tại doanh nghiệp có năng lực quá yếu sẽ có thể dẫn tới tình trạng quy trình nghiệp vụ chưa thực sự đồng bộ và nhất quán giữa các cá nhân cũng như giữa các phòng ban. Để tránh bị rơi vào tình trạng này, người chịu trách nhiệm chính trong việc xây dựng quy trih2 cần được đào tạo về kỹ năng xây dựng quy trình. Nhiều doanh nghiệp thường xuyên mở khác khóa đào tạo inhouse kỹ năng xây dựng quy trình tại doanh nghiệp với sự tham gia của các cấp quản lý, trưởng bộ phận,…

Học xây dựng quy trình nghiệp vụ ở đâu

iRTC là đơn vị hàng đầu chuyên đào tạo về xây dựng quy trình nghiệp vụ. Các khóa học xây dựng quy trình được iRTC thường xuyên tổ chức cả ở hình thức Public tại trung tâm cũng như Inhouse tại doanh nghiệp.

Chương trình đào tạo xây dựng quy trình của iRTC được xây dựng bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn tái cấu trúc và xây dựng quy trình hệ thống quản lý tại các doanh nghiệp. Các kiến thức của khóa học đều được chắt lọc và

Giảng dạy khóa học xây dựng quy trình tại iRTC là chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn và đào tạo xây dựng quy trình nghiệp vụ cho các doanh nghiệp thuộc đa dạng lĩnh vực điển hình như Đông Dương, ECOBA, Ngân hàng Seabank, Công ty cổ phần đầu tư IMG,…

Ngoài ra, khi kết thúc khóa đào tạo, học viên sẽ được các chuyên gia tư vấn miễn phí về công tác xây dựng quy trình khi có nhu cầu. Để được tư vấn, học viên cần liên hệ với trung tâm để đặt lịch.

Lời kết

Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi, quý bạn đọc đã hiểu thêm về quy trình nghiệp vụ là gì. Để được tư vấn thêm về quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp cũng như khóa học kỹ năng xây dựng quy trình, quý bạn đọc có thể liên hệ với iRTC qua form đăng ký ngay cuối bài biết hoặc trực tiếp gọi tới Hotline 0902 419 079. Đội ngũ tư vấn của iRTC luôn sẵn sàng để hỗ trợ quý khách hàng một cách nhanh chóng nhất.