Hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả cho bộ phận nhân sự

Hồ sơ nhân sự rất quan trọng với doanh nghiệp khi lưu trữ tất cả thông tin cá nhân của người lao động trực thuộc doanh nghiệp. Để có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả và dễ dàng truy xuất thì bộ phận nhân sự sẽ cần phải biết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự sao cho khoa học. Hãy cùng iRTC tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ nhân sự qua chia sẻ dưới đây của iRTC.

Khóa học sắp khai giảng: Khóa học kỹ năng lập và quản lý hồ sơ tài liệu ► Xem chi tiết

Quy định về việc lưu trữ hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự (bản cứng) tại doanh nghiệp có những quy định như sau:

• Bảo quản vĩnh viễn với hồ sơ gốc của cán bộ, công nhân viên chức
• Thời gian lưu trữ là 5 năm kể từ khi chấm dứt hợp đồng lao động với hợp đồng lao động vụ việc (sơ yếu lý lịch, các bản hợp đồng lao động, hồ sơ giải quyết nghỉ việc của người lao động,…)

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự, quản lý tài liệu lưu trữ điện tử có những quy định sau:

• Tất cả tài liệu đươc số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế đối với các tài liệu được số hóa
• Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào. Bên cạnh đó, các đơn vị không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá

Tham khảo Khoản 3, điều 13 Luật lưu trữ tại đây, Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP tại đây.

Vì sao cần lưu trữ hồ sơ nhân sự

Doanh nghiệp cần lưu trữ hồ sơ nhân sự vì những lý do sau:

• Lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần tuân thủ. Bộ phận hành chính nhân sự có trách nhiệm ghi chép và lưu trữ thông tin cá nhân của người lao động tại doanh nghiệp
• Dùng trong các đợt thanh tra, kiểm tra hoạt động của doanh nghiệp
• GIúp doanh nghiệp quản lý năng lực của nhân viên và đưa ra các định hướng phát triển nhân sự
• Giúp giải quyết những vấn đề phát sinh với nhân viên hoặc những tranh chấp xảy ra ngoài ý muốn
• Giúp ích cho việc tái cấu trúc doanh nghiệp, giúp bố trí lại nhân sự hiệu quả hơn

Hồ sơ nhân sự có gì?

Hồ sơ nhân sự cần có những giấy tờ sau:

• Bản khai sơ yếu lý lịch
• Tờ khai thông tin cá nhân của lao động
• Quá trình làm việc tại doanh nghiệp (bao gồm ngày bắt đầu làm việc chính thức, ngày thăng chức, chức vụ hiện tại)
• Hợp đồng lao động chính thức, các chế độ phúc lợi,bảng lương, bảo hiểm, đào tạo nhân viên ….
• Thông tin quá trình làm việc: số ngày nghỉ (có phép/ không phép, ngày nghỉ ốm, ngày đi muộn, tiến độ công việc
• Thông tin kỷ luật (nếu có)
• Thông tin chấm dứt hợp đồng, quyết định nghỉ việc (nếu có)
• Các giấy tờ liên quan khác

Cách lưu trữ hồ sơ nhân sự

Để có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách hiệu quả, iRTC xin được mách bộ phận nhân sự quy trình lưu trữ hồ sơ nhân sự bao gồm 4 bước như sau:

Phân loại hồ sơ trước lưu trữ

Việc phân loại hồ sơ một cách hệ thống sẽ tạo thuận tiện cho kiểm tra, sắp xếp, bổ xung cập nhật hồ sơ. Hình thước phân loại hồ sơ cũng cần được thống nhất và đồng bộ giữa trong bộ phận nhân sự.

Một số biện pháp phân loại hồ sơ thường được các doanh nghiệp áp dụng:

• Phân loại theo chủ đề: Phân loại theo các chủ đề của hồ sơ như Hồ sơ lý lịch, Hồ sơ công tác, Hồ sơ bảo hiểm, …
• Phân loại theo thời gian: Với những doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn thì nên phân loại theo tháng/quý/năm. Ngoài ra, trong nhóm này thì doanh nghiệp có thể phân chia thêm nhiều nhóm nhỏ để tạo hệ thống.
• Phân loại theo nhóm: Phân loại theo những nhóm đặc tính như chữ cái, thứ tự, địa lý, tính chất, …

Tùy theo tính chất, số lượng nhân sự, điều kiện mà doanh nghiệp có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ phù hợp.

Lựa chọn nơi lưu trự hồ sơ

Nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự cần đáp ứng những điều kiện sau:

• Nơi lưu trữ khô thoáng, không ẩm mốc hay có nguy cơ thấm nước
• Không có nguy cơ tấn công bởi động vật gậm nhấm, côn trùng gây hại điển hình như chuột, kiến, mối, …
• Đảm bảo về thời gian lưu trữ (có thể lưu trữ trong nhiều năm)

Trường hợp lưu giữ bằng file mềm, như file word, excel, file hình ảnh thì cần đảm bảo tính an toàn và bảo mật.

Sắp xếp hồ sơ

Sau khi đã phân loại hồ sơ và chọn nơi lưu trữ hồ sơ phù hợp thì bộ phận nhân sự cần tiến hành sắp xếp hồ sơ. Việc sắp xếp hồ sơ sẽ được tiến hành dựa vào phương pháp phân loại hồ sơ trước đó và một số tính chất đặc thù riêng để thuận tiện cho việc truy xuất hồ sơ như hồ sơ bình thường/ hồ sơ mật/ hồ sơ tối mật; hồ sơ chưa giải quyết/ đang được giải quyết/ đã giải quyết; hồ sơ ít truy xuất/ hồ sơ thường xuyên truy xuất,…

Tiến hành lưu trữ hồ sơ nhân sự

Hồ sơ nhân sự bản cứng nên được lưu trữ thành từng ngăn kệ được chia nhỏ, gộp theo từng tệp hoặc các thùng hồ sơ chuyên dụng được đánh dấu. Ngoài ra, để thuận tiện cho việc sắp xếp, quản lý hồ sơ tài liệu thì bộ phận hành chính nhân sự cũng nên xây dựng một bản liệt kê hệ thống hồ sơ.

Những cách đánh dấu hồ sơ nhân sự bản cứng thường được áp dụng:

• Dùng bút đánh số ở góc phải của các hồ sơ lưu trữ
• In nhãn hoặc số ở bìa tập hồ sơ
• Sử dụng bìa, lề của tài liệu cùng màu

Những cách đánh dấu hồ sơ nhân sự bản mềm thường được áp dụng:

• Dùng máy Scan để quét hồ sơ nhân sự và đặt tên tệp tin bắt đầu bằng số
• Sử dụng bảng tính Excel (hoặc phầm mềm do doanh nghiệp quy định) để làm hệ hệ thống hồ sơ, có chú thích bên cạnh, và gắn link tới tệp tin đã được lưu

Kiểm tra và cập nhật hồ sơ nhân sự

Bộ phận lưu trữ hồ sơ nhân sự cần có kế hoạch kiểm tra hồ sơ nhân sự một cách định kỳ để có thể đảm bảo hồ sơ còn nguyên vẹn và chất lượng hồ sơ còn tốt. Bên cạnh đó, việc kiểm tra định kỳ cũng giúp phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự, thất lạc, hư hỏng, tổn hại hồ sơ để có thể tự điều chỉnh và sửa chữa kịp thời.

Với hồ sơ lưu trữ file mềm, việc kiểm tra định kỳ sẽ đảm bảo phát hiện kịp thời các tình huống như hư hỏng máy móc, phần mềm để đưa ra cách xử lý kịp thời và phù hợp.

Thông tin về nhân sự thường xuyên thay đổi, bằng các lưu trữ hồ sơ nhân sự chuyên nghiệp thì bộ phận nhân sự có thể giảm bớt gánh nặng khi cần bổ xung, sửa đổi, cập nhật hồ sơ nhân sự.

Để được tư vấn thêm về nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ nhân sự cũng như các khóa học quản trị nhân sự, quý học viên hãy liên hệ ngay với iRTC qua Hotline 0902 419 079 để được tư vấn thêm chi tiết.

Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi, quý bạn đọc đã biết cách lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, hãy chia sẻ nó tới những người bạn quan tâm, sự chia sẻ của quý bạn đọc là sự khích lệ hữu hiệu để iRTC có thể cung cấp tới quý bạn đọc nhiều bài viết hữu ích hơn.