Những nguyên nhân thất bại trong giao tiếp và cách khắc phục

Giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng bậc nhất với bất kỳ ai trong xã hội ngày nay kể cả trong đời sống, học tập hay công việc. Giao tiếp thất bại là nguyên nhân chính gây ảnh hưởng tới các mối quan hệ và là bạn mất đi các cơ hội. Để có thể cải thiện khả năng giao tiếp thì trước hết bạn sẽ cần tìm hiểu thật kỹ về những nguyên nhân gây thất bại trong giao tiếp.

Khóa sắp khai giảng: Khóa học Kỹ Năng Giao Tiếp Chuyên Nghiệp ► Xem chi tiết

Các nguyên nhân gây thất bại trong giao tiếp

Thiếu kiến thức

Nguyên nhân hàng đầu dẫn tới rụt rè khi giao tiếp đặc biệt là giao tiếp đó chính là thiếu kiến thức. khi không có đủ kiến thức, ta sẽ khó có thể tiếp truyện với người đối diện một cách thoải mái, khó dẫn dắt làm chủ cuộc giao tiếp hoặc thậm chí là không theo kịp cuộc nói truyện. Có thể nói rằng kiến thức chính là nguyên liệu của giao tiếp.

Với những cuộc giao tiếp xã hội, bạn sẽ cần lượng kiến thức khái quát đủ rộng ở nhiều lĩnh vực cũng như nắm bắt những sự kiến nóng diễn ra xung quoanh.

Ngược lại, với những cuộc giao tiếp mang tính chất công việc, chuyên môn thì bắt buộc bạn sẽ cần nắm rõ kiến thức chuyên môn của lĩnh vực trong cuộc giao tiếp.

Hãy chắc rằng bạn đang sử dụng đúng “nguyên liệu” cho cuộc giao tiếp của mình. Việc áp dụng quá nhiều và quá sâu kiến thức chuyên môn vào những cuộc giao tiếp xã hội và ngược lại sẽ gây khó chịu cho người nghe.

Thiếu sự lắng nghe

“Chúng ta có 2 tai và 1 miệng để nghe nhiều hơn và nói ít hơn” - Epictetus

Không ai muốn giao tiếp với những người chỉ biết nói nhưng không biết lắng nghe. Việc quá lấn át này sẽ khiến cho đối phương cảm thấy bị thiếu tôn trọng. rất nhiều người trong chúng ta bị mắc một lỗi trong giao tiếp đó là chỉ biết nói nhưng không hề lắng nghe.

Trong quá trình lắng nghe, người nghe cũng cần có những hành động giao tiếp phi ngôn ngữ như gật nhẹ đầu để giúp người nói tạo được cảm giác được lắng nghe nhiều hơn.

Tự ti trong giao tiếp

Tự ti trong giao tiếp là nguyên nhân thất bại trong giao tiếp vô cùng phổ biến. Bất cứ ai cũng có những yếu tố có thể dẫn tới tự ti. Tự ti sẽ khiến bạn thu mình lại, mất tự tin và không dám chia sẻ mở lời.

Nếu bạn đang tự ti về ngoại hình, giọng nói hay những yếu tố bề ngoài thì bạn có thể bớt lo lắng vì những yếu tố này có thể dễ dàng sửa chữa và khắc phục hoặc thậm chí bạn có thể phớt lờ chúng. Trong một cuộc giao tiếp, phần lớn người tham gia sẽ không quá quan tâm tới việc bạn là ai mà thay vào đó là quan tâm tới những điều bạn chia sẻ.

Thiếu tương tác trong giao tiếp

Khi cố gắng diễn đạt những gì mình muốn nói mà không tương tác tới những người khác trong cuộc hội thoại thì bạn đã gián tiếp đóng cánh cửa giao tiếp với những người còn lại trong cuộc giao tiếp. Điều này được gọi là thiếu tương tác trong giao tiếp.

Để tránh rơi vào tình trạng này, bạn cần tạo thêm sự tương tác với những người tham gia vào buổi giao tiếp. một mẹo đơn giản bạn có thể áp dụng để tăng thêm tính tương tác và dẫn dắt giao tiếp thì bạn có thể hỏi những người tham gia những câu như: anh nghĩ sao về điều này? Anh thấy nó phù hợp chứ? Chị thấy điều này đúng không?...

Nói quá ít

Việc ít nói có nhiều nguyên nhân như xuất phát từ gia đình, cá tính, môi trường giáo dục,… Việc nói quá ít sẽ dẫn tới việc người nghe có quá ít thông tin, hụt hẫng, khó chịu,...

Giọng nói và cách biểu đạt không phù hợp

Việc sử dụng giọng nói cũng như tốc độ nói không phù hợp có thể gây ra sự khó chịu cho người nghe hoặc ru ngủ người nghe. Ngoài ra, để có thể giao tiếp trước nhiều người, giao tiếp trước đám đông thì bạn cũng cần tập phát âm để sửa các lỗi L-N, S-X, Tr-Ch,… cũng như hạn chế sử dụng ngôn ngữ đặc trưng vùng miền để tránh gây hiểu lầm.

Tốc độ nói

Về tốc độ nói, tùy vào trường hợp, thời điểm và tính chất của cuộc giao tiếp mà chúng ta có thể lựa chọn nói nhanh bao nhiêu là đủ:

• Tốc độ nói trung bình của chúng ta là từ 100 – 120 từ/ phút. Tốc độ này sẽ phù hợp với những cuộc giao tiếp xã hội thông thường, đào tạo – giảng dạy, huấn luyện nhân viên, trao đổi tại môi trường làm việc, giao tiếp trong gia đình, …
• Tốc độ nói thấp hơn ngưỡng trung bình sẽ gây buồn ngủ, chán nản, mất tập trung cho người nghe do đó chỉ phù hợp với một số trường hợp nhất định.
• Tốc độ nói trên 160 từ/ phút được xem là nhanh. Tốc độ này sẽ khiến cho khán giả bị cuốn theo và khó có thể tập trung vào suy nghĩ phản biện hay phân tích. Tuy nhiên, tốc độ nói nhanh thường khó có thể thuyết phục người nghe và đưa họ vào thế phòng thủ.

Lưu ý: Tốc độ nghe được của chúng ta là từ 300 – 400 từ/ phút, việc nói chậm đồng nghĩa với việc bạn cho đối phương nhiều thời gian suy nghĩ hơn.

Có một chiến lược điều chỉnh tốc độ nói mà nhiều diễn giả ít chia sẻ đó chính là nói với tốc độ chậm và trung bình khi người nghe có những tín hiệu đồng tình và tăng dần tốc độ nói khi người nghe đang có những tín hiệu phản đối. Cần chú ý rằng việc duy trì tốc độ nói nhanh trong thời gian quá lâu sẽ có thể khiến cả người nghe và người nói bị mệt.

Ngắt nghỉ trong giao tiếp

Trong giao tiếp, người nói cũng cần biết cách ngắt/ nghỉ đúng chỗ đúng lúc để thu hút sự chú ý từ người nghe và tận dụng những khoảng ngắt nghỉ này để có thể điều chỉnh lại phong thái cũng như quan sát tín hiệu của người nghe.

Với những buổi thuyết trình, thuyết giảng hay nói truyện giao tiếp trước đám đông thì trong lúc nghỉ thì bạn có thể tận dụng để tiếp nhận những tín hiệu từ người nghe và nhanh chóng thay đổi chiến lược tiếp cận và tốc độ nói.

Âm vực trong giao tiếp

Âm vực chính là độ cao thấp của giọng nói. Giọng nói đem lại hiệu quả thuyết phục tốt nhất là giọng trầm và ấm – thể hiện sự mạnh mẽ, chắc chắn và tự tin.

Tuy nhiên, với những vị trí như phục vụ cửa hàng, nhân viên bán hàng thường xuyên tiếp xúc với khách hàng đặc biệt là khách hàng trẻ thì giọng cao và nhẹ nhàng sẽ có xu hướng giúp khách hàng thoải mái hơn, có vị trí cao hơn từ đó sẵn sàng chi tiền nhiều hơn (có thể thấy điều này ở các chuỗi cửa hàng thức uống hay quán ăn Hàn Quốc).

Âm lượng trong giao tiếp

Về âm lượng, bạn nên nói đủ to để người nghe nó thể nghe rõ. Một giọng nói lí nhí chắc chắn sẽ không thể hiện được quyền lực, nội lực của người nói và tất nhiên hiệu quả giao tiếp sẽ không cao.

Tuy nhiên, Khi tới những điểm quan trọng đặc biệt trong giao tiếp thì bạn có thể nói nhỏ lại đôi chút. Động tác này sẽ thể hiện sự quan trọng và bí mật của thông điệp nhờ đó thu hút sự tập trung của người nghe hơn.

Ví dụ: trong những cuộc đàm phán thương lượng, việc hạ âm lượng sẽ khiến đối phương phải lắng nghe bạn cũng như tạo tín hiệu rằng thông tin được nói ra là một bí mật đáng giá.

Cách cải thiện giao tiếp

Để có thể cải thiện được kỹ năng giao tiếp thì trước hết bạn cần xác định được những khuyết điểm mắc phải và khắc phục dần dần thông qua luyện tập. Hãy tự tin bắt tay vào việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân vì đây sẽ là kỹ năng có thể thay đổi cả cuộc đời của bạn.

Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực đào tạo kỹ năng mềm, iRTC thường xuyên khai giảng khóa học giao tiếp chuyên nghiệp phù hợp với mọi đối tượng muốn cải thiện kỹ năng giao tiếp của bản thân. Trong khóa học, học viên sẽ được đào tạo về kỹ năng giao tiếp xã hội, kỹ năng giao tiếp trước đám đông, kỹ năng giao tiếp trong môi trường công việc,…

Khóa học được thiết kế với lộ trình phù hợp với nhiều đối tượng học từ học sinh, người đi làm tại doanh nghiệp, nhân viên công chức nhà nước,… Trong khóa học, chuyên gia sẽ hướng dẫn học viên cách khắc phục những sở đoản, những lỗi thường gặp trong giao tiếp cũng như cách vượt qua những khó khăn trong giao tiếp đang ngăn cản học viên trong cuộc sống cũng như công việc.

Lời kết

Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi về những nguyên nhân thất bại trong giao tiếp cũng như cách khắc phục sẽ giúp quý bạn đọc phần nào trong việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của mình. Để được tư vấn thêm về các khóa học giao tiếp, quý học viên có thể gọi điện tới hotline 0902 419 079 hoặc để lại lời nhắn qua form đăng ký ở cuối bài viết và đội ngũ tư vấn của iRTC sẽ liên hệ lại.