Công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì?

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp thuộc nhiều ngành nghề được thành lập mới. Với các doanh nghiệp mới được thành lập thì nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu quyết định tới khả năng phát triển và tồn vong của doanh nghiệp. Chính vì thế ta có thể thấy rằng bộ phận nhân sự sẽ có rất nhiều việc cần làm trong những bước đi đầu tiên của doanh nghiệp. Với các công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì? Hãy cùng tham khảo bài viết chia sẻ sau của iRTC.

Công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì theo pháp luật?

Khi doanh nghiệp mới được thành lập, bộ phận nhân sự sẽ có khá nhiều việc cần phải làm. Dưới đây sẽ là liệt kê những công việc quan trọng chính.

Giao kết hợp đồng cùng người lao động

Doanh nghiệp nào cũng cần có đội ngũ nhân viên để có thể vận hành. Khi mới thành lập thì doanh nghiệp sẽ tuyển dụng một số lượng nhân viên nhất định và bộ phận nhân sự sẽ phụ trách việc giao kết hợp đồng với người lao động.

Hợp đồng lao động phải được giao kết theo 1 trong 2 hình thực:

• Hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Người lao động và người xử dụng lao động không xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
• Hợp đồng lao động có xác định thời hạn: Người lao động và người xử dụng lao động xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong thời gian không quá 36 tháng kể từ ngày hợp đồng có hiệu lực.

Với người lao động có độ tuổi từ 15 tới chưa đủ 18 tuổi, người lao động chỉ có thể giao kết hợp đồng khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người lao động.

Báo cáo sử dụng lao động

Theo quy định hiện hành thì bộ phận nhân sự cần:

• Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ lúc bắt đầu sử dụng lao động
• Định kỳ mỗi 6 tháng cần báo cáo tình hình thay đổi lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn có thẩm quyền

Việc khai báo sử dụng lao động sẽ diễn ra tại Phòng Lao động Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động Thương binh và Xã hội tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh hay văn phòng đại diện (với người sử dụng lao động tại khu công nghiệp).

Thông báo số lao động làm việc

Theo quy định, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp phải thông báo với trung tâm dịch vụ việc làm nơi đặt trụ sở làm việc về số lao động làm việc tại đơn vị với thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập.

Lập sổ quản lý lao động

Theo quy định thì trong vòng 30 ngày từ khi bắt đầu hoạt động, bộ phận nhân sự cần lập sổ quản lý lao động ở nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Phía sử dụng lao động có thể lựa chọn sử dụng hình thức sổ quản lý lao động bằng giấy hoặc điện tử để phù hợp với nhu cầu quản lý. TUy nhiên, sổ quản lý lao động cần đảm bảo các nội dung cơ bản sau của người lao động:

• Họ tên
• Giới tính
• Năm sinh
• Quốc tịch
• Địa chỉ
• Số CMND/ số thẻ căn cước/ hộ chiếu
• Trình độ chuyên môn kỹ thuật
• Cấp bậc trình độ kỹ năng nghề
• Vị trí làm việc
• Loại hợp đồng làm việc giữa người lao động và doanh nghiệp
• Thời điểm bắt đầu làm việc
• Tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
• Hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
• Tiền lương
• Nâng bậc, nâng lương
• Số ngày nghỉ trong năm kèm lý do
• Số giờ làm thêm
• Học nghề, đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ kỹ năng nghề nghiệp
• Kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
• Tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp
• Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do

Bộ phận hành chính nhân sự cần lập lưu trữ hồ sơ tài liệu và xuất trình khi cơ quan chức năng yêu cầu theo quy định pháp luật.

Xây dựng bảng lương và thang lương

Bộ phận nhân sự cần xây dựng thang bảng lương sau đó công bố thông tin tại nơi làm việc và lưu trữ tại doanh nghiệp để giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan chức năng. Nếu có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở thì khi xây dựng bản lương cần sự tham khảo của tổ chức đại diện này.

Về mức lương cần chú ý:

• Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức vụ đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.
• Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức vụ đòi hỏi lao động qua đào tạo học nghề phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề).

Ký kết và thông báo thỏa ước lao động tập thể

Trong thời hạn 10 ngày ký kết thỏa ước lao động tập thể thì phía doanh nghiêp sử dụng lao động hải gửi 1 bản thỏa ước lao động tập thể tới cơ quan chuyên môn về lao động thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh của nơi đặt trụ sở chính.

1 bộ hồ sơ bộ phận nhân sự cần gửi cho sở lao động thương binh xã hội (trực tiếp hoặc gián tiếp) bao gồm:

• Văn bản đăng ký thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp
• Biên bản lấy ý kiến của tập thể lao động về thỏa ước lao động tập thể
• Bản thỏa ước lao động tập thể
• Bản sao giấy phép đăng ký kinh doanh

Xây dựng nội quy lao động

10 ngày kể từ khi ban hành nội quy lao động, bộ phận nhân sự cần tiến hành nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo 1 trong 3 hình thức:

• Cổng thông tin dịch vụ công trực tuyến (nộp Onl)
• Nộp trực tiếp
• Nộp qua đường bưu điện

Nội quy lao động là văn bản quy định về kỷ luật lao động do phía doanh nghiệp sử dụng lao động ban hành để người lao động tuân thủ khi làm việc tại doanh nghiệp. Nội quy lao động thường bao gờm các nội dung sau:

• Thời gian làm việc/nghỉ ngơi
• Trật tự nơi làm việc
• An toàn, vệ sinh lao động
• Phòng và chống lạm dụng tình dục nơi làm việc. Trình tự và thủ tục xử lý hành vi lạm dụng tình dục nơi làm việc.
• Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp, bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động.
• Trách nhiệm vật chất
• Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và hình thức xử lý kỷ luật lao động
• Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động
• Các trường hợp được phép tạm thời chuyển người lao động làm các công việc khác so với hợp đồng lao động
• …..

Với những doanh nghiệp có dưới 10 lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Đăng ký mã số thuế cá nhân cho người lao động

Với những người lao động làm việc chưa có mã số thuế thì bộ phận nhân sự hoặc bộ phận kế toán sẽ đăng ký thay.

Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu

Kể từ ngày ký hợp đồng lao động chính thức với người lao động 30 ngày, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tham gia bảo hiểm cho người lao động bao gồm:

• Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN

Khai báo các loại máy, thiết bị, vật tư, chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn, vệ sinh lao động (nếu có)

Đối với lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy móc, thiết bị và vật tư có yêu cầu cao về mặt an toàn lao động (đối chiếu theo Thông tư 36/2019/TT-BLĐTBXH), doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định.

Doanh nghiệp chỉ được đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động khi kết quả kiểm định đạt yêu cầu.

Và đồng thời, phải thực hiện khai báo về việc sử dụng các loại máy, thiết bị và vật tư với Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, trong khoảng thời gian 30 ngày trước hoặc sau khi đưa vào sử dụng; bao gồm các giấy tờ sau:

• Phiếu khai báo sử dụng đối tượng kiểm định.
• Bản sao Giấy chứng nhận kết quả kiểm định của các loại máy, thiết bị và vật tư đó.

Nộp tiền bảo hiểm

Sau khi đăng ký tham gia các bảo hiểm cho người lao động thì doanh nghiệp co nghĩa vụ đóng tiền bảo hiểm cho cơ quan bảo hiểm xã hội với tỷ lệ theo quy định.

Phương thức đóng bảo hiểm:

• Đóng bảo hiểm hàng tháng: thời hạn là vào ngày cuối cùng của tháng
• Đóng bảo hiểm mỗi 3 tháng hoặc 6 tháng: thời hạn là vào ngày cuối cùng của kỳ đóng

Thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)

Khi muốn thành lập công đoàn thì người lao động tại doanh nghiệp phải tổ chức Ban vận động thành lập công đoàn và liên hệ công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được hướng dẫn, giúp đỡ và hỗ trợ trong việc thành lập công đoàn.

Nộp lệ phí công đoàn hàng tháng

Các doanh nghiệp (kể cả doanh nghiệp không thành lập tổ chức công đoàn) mỗi tháng đều phải nộp kinh phí công đoàn với mức 2% của quỹ tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội của người lao động (nộp một lần cùng thời điểm đóng bảo hiểm cho người lao động).

Công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì để hoạt động hiệu quả?

Bên cạnh những công việc cần làm liên quan tới pháp luật, thuế và bảo hiểm, nhân sự cũng cần triển khai một số công việc dưới đây để đảm bảo chất lượng nhân sự.

Tuyển dụng nhân sự

Để doanh nghiệp có thể họat động thì cần có những nhân sự phù hợp. Đặc biệt với những công ty mới thành lập thì bộ phận nhân sự cần hướng tới việc tuyển dụng những nhân sự có chuyên môn phù hợp, có thể đáp ứng đa dạng tác vụ.với những công ty mới được thành lập, việc có một đội ngũ nhân sự thạo việc, có kinh nghiệm sẽ có thể tiết kiệm được một phần chi phí cũng như có những bước đầu hiệu quả.

Có nhiều kênh tuyển dụng như web tuyển dụng, phát tờ rơi, văn phòng giới thiệu việc làm,…

Lên kế hoạch đào tạo nhân sự

Để có được những nhân sự phù hợp và đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần lên kế hoạch đào tạo nguồn nhân lực cũng như đứng ra đăng kí và bố trí cho nhân viên tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực hoặc đứng ra tổ chức các khóa đào tạo inhouse cho doanh nghiệp.

Xây dựng hệ thống KPI

KPI đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, giúp các cấp quản lý có thể đánh giá hiệu xuất làm việc của từng phòng ban hoặc cá nhân để từ đó đưa ra được những thay đổi hoặc chính sách phù hợp.

Tại doanh nghiệp thì nhân sự thường sẽ nhận trách nhiệm xây dựng hệ thống KPI cũng như đánh giá và báo cáo với các cấp quản lý có thẩm quyền.

Ngoài ra, tùy vào bối cảnh của doanh nghiệp mà bộ phận nhân sự sẽ có thêm một số nhiệm vụ khác như xây dựng mục tiêu chất lượng phòng nhân sự (với các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001), giám sát chấm công nhân viên, đánh giá nhân viên, hỗ trợ tính lương nhân viên, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, đảm nhận công việc của lễ tân, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, …

Có thể thấy rằng với những công ty mới thành lậ thì nhân sự cần làm rất nhiều việc, rất nhiều thủ tục nhưng đây cũng là cơ hội để có thể học hỏi và phát triển những năng lực cần thiết. Để có thể đáp ứng nhu cầu của các công ty mới thành lập, nhân viên nhân sự cần được đào tạo về kiến thức một cách vững chắc, nắm vững chuyên môn, có khả năng giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và có khả năng lên kế hoạch làm việc một cách hiệu quả.

Học nhân sự ở đâu tốt

Hiện nay có rất nhiều trường Cao đẳng và Đại học có đào tạo chuyên ngành về nhân sự. Tuy nhiên nếu như học trái ngành hoặc vì một lý do nào đó, bạn vấn có thẻ tham gia các chương trình đào tạo nhân sự ngắn hạn do các đơn vị đào tạo khác điển như khóa học quản trị nhân sự và khóa học nghiệp vụ hành chính nhân sự do iRTC tổ chức.

Khác với chương trình đào tạo về nhân sự tại các trường Cao đẳng và Đại Học, các khóa đào tạo nghiệp vụ nhân sự tại những trung tâm sẽ rút ngắn thời gian đào tạo hoặc tách từng nghiệp vụ giúp người học có thể nhanh chóng đáp ứng các yêu cầu tại doanh nghiệp. Ngoài ra, giảng viên tại các trung tâm đào tạo uy tín thường là những người có kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp do đó người học sẽ có thể tiếp xúc trực tiếp với thực tế hiệu quả hơn.

Lời kết

Hi vọng với những chia sẻ vừa rồi, quý đọc giả đã có câu trả lời cho chủ đề công ty mới thành lập nhân sự cần làm gì. Nếu thấy bài viết hay và hữu ích, đừng quên chia sẻ nó tới những người cần biết bạn nhé. Sự hài lòng của quý khách chính là động lực để iRTC có thể tạo ra những bài chia sẻ ngày càng chất lượng hơn.