Sự không phù hợp trong ISO là gì? Cách khắc phục các điểm này

Nếu doanh nghiệp của bạn đang triển khai ISO, chuẩn bị đánh giá hoặc vừa trải qua đánh giá chứng nhận ISO (đặc biệt là ISO 9001) thì chắc hẳn bạn đã được nghe về sự không phù hợp trong ISO. Vậy thì sự không phù hợp trong ISO là gì? Phải xử lý như thế nào khi gặp phải sự không phù hợp trong ISO?

Sự không phù hợp trong ISO là gì?

Trong quá trình đánh giá ISO, các đánh giá viên có thể phát hiện những điểm không phù hợp theo các yêu cầu thuộc tiêu chuẩn ISO đang được đánh giá và sẽ ghi nhận lại. Những điểm này được gọi là sự không phù hợp trong ISO.

Trên thực tế, sự không phù hợp thường được gọi là điểm không phù hợp hoặc (viết tắt là NC – NonConformities). Trong kết quả đánh giá ISO, bạn sẽ thường thấy sự không phù hợp được đánh giá bằng ký tự NC hoặc NRC (NonConformities Report), NG (No Good) hoặc CAR (Corrective Action Request).

Cần chú ý rằng mục đích của quá trình đánh giá đó là thu thập và đánh giá các bằng chứng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn và từ đó đánh giá mức độ tuân thủ theo các yêu cầu này. Chính vì thế, kết quả đánh giá sẽ không có lỗi. Tuy nhiên, để thuận tiện trong giao tiếp và trao đổi thì những điểm không phù hợp có thể được gọi là các lỗi.

Phân loại sự không phù hợp trong ISO

Sự không phù hợp trong ISO có thể được chia làm 2 loại:

• Sự không phù hợp thể nặng – NC Major: là những sự không phù hợp mà đánh giá viên xác định có ảnh hưởng tới khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được kết quả kỳ vọng.
• Sự không phù hợp thể nhẹ - NC Minor: Là những sự không phù hợp mà đánh giá viên xác định sẽ không ảnh hưởng tới khả năng của hệ thống quản lý trong việc đạt được kết quả kỳ vọng, không ảnh hưởng trực tiếp tới sản phẩm hoặc dịch vụ.

Tuy nhiên trong đánh giá nội bộ, không nhất thiết phải phân loại điểm không phù hợp thể nặng hay nhẹ mà chỉ cần có hành động khắc phục.

Với sự không phù hợp thể nặng thì phía đánh giá chứng nhận sẽ quay lại doanh nghiệp để kiểm chứng việc khắc phục của doanh nghiệp. Ngược lại, với những sự không phù hợp thể nhẹ thì phía doanh nghiệp chỉ cần gửi hồ sơ, hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh qua đã khắc phục cho phía đơn vị đánh giá.

Khắc phục và phòng tránh sự không phù hợp

Khi phát hiện được sự không phù hợp, phía doanh nghiệp cần đưa ra sự khắc phục và đồng thời tiến hành các hành động khắc phục. Để có thể tránh sảy ra điểm không phù hợp trong tương lai thì doanh nghiệp cũng cần chú ý tới các hành động phòng ngừa.

Việc khắc phục sự không phù hợp có thể được chia làm 2 loại:

• Sự khắc phục: là các hành động được thực hiện để loại bỏ sự không phù hợp đã được phát hiện (nhận biết) ngay cả khi chưa biết nguyên nhân gốc rễ là gì. Phần lớn sự khắc phục là những giải pháp khắc phục các vấn đề tức thời như kiểm soát, hiệu chỉnh và xử lý hậu quả của. Tùy vào sự không phù hợp và các yếu tố có liên quan thì sự khắc phục có thể được triển khai trước hoặc sau hành động khắc phục. Nói một cách dễ hiểu thì sự khắc phục là việc làm cho các điểm không phù hợp đúng lại (phù hợp trở lại).
• Hành động khắc phục: là bao gồm các hành động tìm và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của sự không phù hợp đang hoặc đã sảy ra để tránh chúng tiếp diễn. Hành động khắc phục được triển khai sau khi phát hiện sự không phù hợp.

Để có thể thực hiện được 2 bước trên, doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp giải quyết vấn đề bằng 8D.

Hành động phòng ngừa: Hành động phòng ngừa bao gồm đánh giá rủi ro, tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ có thể dẫn tới sự không phù hợp trong tương lai và tiến hành hoạt động cải tiến để tránh gặp phải sự không phù hợp tiềm ẩn (có thể sảy ra trong tương lai).

Hành động phòng ngừa và hành động khắc phục có phần giống nhau nhưng thật ra khác nhau về bản chất:

• Hành động khắc phục dành cho những điểm không phù hợp đã và đang diễn ra.
• Hành động phòng ngừa dành cho những điểm không phù hợp chưa điễn ra nhưng có thể dự đoán khả năng sảy ra, mang tính chất dự phòng.

Với cùng một điểm không phù hợp (hoặc nhóm các điểm không phù hợp tương tự), việc triển khai hành động khắc phục trước và hành động phòng ngừa sau sẽ không phù hợp do nếu hành động khắc phục được triển khai hiệu quả thì sẽ loại bỏ được các nguyên nhân gốc rễ, hành động phòng ngừa sẽ khó có thể tìm ra được các nguyên nhân gây ra điểm không phù hợp nữa.

Cần chú ý rằng sự không phù hợp, sự khắc phục, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa cần được ghi chép lại thành báo cáo để giúp cho quá trình đánh giá chứng nhận ISO tại doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn.

Nếu quý doanh nghiệp đang gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc áp dụng hay đánh giá chứng nhận theo ISO, hãy liên hệ ngay với iRTC để được hỗ trợ từ các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn ISO. Đội ngũ chuyên gia của iRTC luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo ISO cho các thành viên trong ban ISO, soạn thảo và quản lý hồ sơ tài liệu, xây dựng hệ thống quản lý,… Với sự hỗ trợ từ iRTC, quý doanh nghiệp sẽ thuận tiện hơn trong quá trình triển khai ISO, đánh giá chứng nhận và cả duy trì hệ thống quản lý.

Lời kết

Hi vọng là những chia sẻ của chúng tôi về chủ đề “sự không phù hợp trong ISO là gì” của chúng tôi vừa rồi đã cung cấp cho học viên những thông tin hữu ích cho quá trình triển khai và đánh giá chứng nhận ISO. Để được tư vấn thêm chi tiết về các khóa đào tạo ISO cũng như chương trình tư vấn ISO cho doanh nghiệp, vui lòng liên hệ trực tiếp tới iRTC qua Hotline 0902 419 079 hoặc để lại lời nhắn theo form bên dưới.