KHÓA HỌC KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Tổng Quan Về Quản Lý Thời Gian

Kỹ năng quản lý thời gian chính là thứ đem tới sự khác biệt trong xã hội. Người thành công, người hạnh phúc, người phát triển từng ngày, người dậm chân tại chỗ, người luôn bận rộn,… Nếu bạn đang tìm cho mình một giải pháp để có thể tận dụng tài nguyên 24 giờ mỗi ngày một cách hiệu quả và không lãng phí, đừng phân vân mà hãy tham gia ngay khóa học quản lý thời gian do iRTC đào tạo. Khóa học kỹ năng quản lý thời gian sẽ có thể thay đổi bạn mãi mãi.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là việc sắp xếp, lên kế hoạch và bố trí những việc cần làm vào những mốc thời gian phù hợp và đồng thời kiểm soát lượng thời gian chi ra cho một công việc.

Tính hiệu quả của quản lý thời gian được đánh giá dựa trên việc giá trị kết quả hoàn thành chứ không phụ thuộc vào việc đó hoàn thành nhanh hay chậm.

Vì sao phải quản lý thời gian?

Mỗi người đầu có 24 giờ mỗi ngày và người quản lý thời gian tốt hơn sẽ có nhiều quỹ thời gian hơn để có thể hoàn thành nhiều mục tiêu và công việc hơn. Thông qua việc quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn, giảm bớt áp lực, tạo động lực và có nhiều thời gian hơn để phát triển bản thân và làm những điều bạn yêu thích.

Tuy là một kỹ năng vô cùng quan trọng nhưng phần lớn mọi người đều thiếu kỹ năng quản lý thời gian hoặc kỹ năng quản lý thời gian chưa đủ để đáp ứng được với lối sống hiện đại ngày càng nhiều vấn đề như hiện nay. Thấu hiểu vấn đề trên, các chuyên gia của iRTC đã nghiên cứu, xây dựng và phát triển khóa học kỹ năng kỹ năng quản lý thời gian thông minh. Thông qua chương trình này, học viên sẽ được trang bị những kiến thức cần thiết và những nguyên tắc cốt lõi để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn, loại bỏ được những vấn đề gây phung phí thời gian và đặc biệt là làm chủ quỹ thời gian của mình.

Mục tiêu khóa học quản lý thời gian

Khóa đào tạo kỹ năng quản lý thời gian của iRTC được xây dựng với những mục tiêu sau đây:

• Đào tạo nhận thức giúp học viên hiểu được tầm quan trọng của quản lý thời gian.
• Giúp người học biết được những vấn đề gây lãng phí thời gian một cách vô lý và cách loại bỏ chúng.
• Giúp học viên hiểu được các nguyên tắc cốt lõi trong việc quản lý thời gian.
• Đào tạo cho học viên những công cụ quản lý thời gian cũng như cách áp dụng các công cụ này một cách hiệu quả vào công việc và cuộc sống.
• Đào tạo cho học viên cách tổ chức công việc hiệu quả để có thể vận dụng phù hợp vào công việc thực tiễn của bản thân.
• Chia sẻ tới học viên những bí quyết quản lý thời gian để có thể giảm stress và tránh bị quá tải.
• Khi hoàn thành khóa học, học viên sẽ hình thành một tư duy mới về quản lý thời gian để có thể tăng hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng cuộc sống.

Đối tượng của khóa học

• Các cấp quản lý lãnh đạo tại doanh nghiệp.
• Giám đốc/ phó giám đốc của các bộ phận.
• Các trưởng/ phó phòng ban.
• Những cá nhân đang gặp vấn đề trong quản lý thời gian, muốn phát triển và hoàn thiện kỹ năng quản lý thời gian.

Phương pháp đào tạo

Khóa học sẽ lấy học viên làm trung tâm, giảng viên sẽ truyền đạt kiến thức một cách ngắn gọn, thực tế và cô đọng. Ngoài kiến thức, giảng viên cũng đưa ra những bài tập tình huống giúp học viên biết cách vận dụng kiến thức vào những tình huống thực tế.

Khóa học sẽ bao gồm các hoạt động:

• Trao đổi thảo luận
• Nghiên cứu tình huống
• Thuyết trình
• Bài giảng
• Chia sẻ từ giảng viên

Chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian

NHẬN THỨC VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian và hiệu quả công việc

• Thời gian – nguồn lực hữu hạn của mỗi cá nhân.
• Quản lý thời gian và quản lý năng lượng.
• Mối quan hệ giữa thời gian – năng suất – chất lượng – kết quả.
• Vì sao “bận rộn” chưa chắc đồng nghĩa với “hiệu quả”?

Nhận diện các nguyên nhân gây lãng phí thời gian

• Không có mục tiêu rõ ràng.
• Không lập kế hoạch.
• Không xác định ưu tiên.
• Trì hoãn công việc.
• Làm việc thiếu tập trung.
• Họp và trao đổi không hiệu quả.
• Xử lý email/tin nhắn liên tục.
• Làm quá nhiều việc cùng lúc.
• Công việc phát sinh và gián đoạn thường xuyên.

Đánh giá thực trạng sử dụng thời gian

• Phân tích “Time Log” – nhật ký sử dụng thời gian.
• Xác định nhóm công việc tạo giá trị.
• Xác định nhóm công việc gây lãng phí.
• Bài tập: Phân tích một ngày làm việc thực tế của bản thân.

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU VÀ ƯU TIÊN CÔNG VIỆC

Từ mục tiêu đến hành động

• Xác định mục tiêu công việc.
• Chuyển mục tiêu thành nhiệm vụ cụ thể.
• Xác định kết quả đầu ra cần đạt.
• Xác định deadline và nguồn lực cần thiết.

Phân loại mức độ ưu tiên

• Công việc quan trọng.
• Công việc khẩn cấp.
• Công việc quan trọng và khẩn cấp.
• Công việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp.
• Công việc có thể ủy quyền.
• Công việc cần loại bỏ hoặc giảm tần suất.

Ma trận Eisenhower

• Do First: Làm ngay.
• Schedule: Lập kế hoạch thực hiện.
• Delegate: Ủy quyền.
• Eliminate: Loại bỏ.

Nguyên tắc Pareto 80/20

• Xác định 20% công việc tạo ra 80% kết quả.
• Tập trung vào công việc có giá trị cao.
• Ứng dụng Pareto trong quản lý khách hàng, doanh số, sản xuất và quản lý nhân sự.

Thực hành: Bài tập: Xây dựng “Top 5 Priority” của một ngày làm việc.

QUẢN LÝ CÔNG VIỆC VÀ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ

Chia nhỏ công việc

• Xác định nhiệm vụ lớn.
• Chia thành các bước thực hiện.
• Xác định thời gian cho từng bước.
• Xác định người chịu trách nhiệm.

Quản lý deadline

• Thiết lập deadline thực tế.
• Xác định mốc trung gian.
• Kiểm soát công việc có nguy cơ trễ hạn.
• Cảnh báo sớm khi không thể hoàn thành cam kết.

Quy tắc 2 phút

• Nhận diện công việc có thể xử lý ngay.
• Tránh tạo thêm “backlog” công việc nhỏ.

Kanban cá nhân

• To Do.
• Doing.
• Waiting.
• Done.
• Theo dõi công việc tồn đọng và công việc đang xử lý.

Thực hành: Thiết lập bảng quản lý công việc cá nhân theo Kanban.

KIỂM SOÁT TRÌ HOÃN VÀ TĂNG KHẢ NĂNG TẬP TRUNG

Vì sao chúng ta trì hoãn?

• Công việc quá khó.
• Không biết bắt đầu từ đâu.
• Thiếu động lực.
• Sợ sai hoặc sợ thất bại.
• Công việc không rõ mục tiêu.
• Bị phân tán bởi môi trường làm việc.

Các phương pháp chống trì hoãn

• Quy tắc 5 phút.
• Chia nhỏ nhiệm vụ.
• Thiết lập deadline cá nhân.
• Bắt đầu từ bước đơn giản nhất.
• Tạo cam kết thực hiện.

Tăng khả năng tập trung

• Single-tasking.
• Deep Work.
• Pomodoro.
• Quản lý thông báo.
• Kiểm soát việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ.

Thực hành: Thiết kế “Focus Time” cho một ngày làm việc thực tế.

ỦY QUYỀN VÀ PHỐI HỢP ĐỂ TỐI ƯU THỜI GIAN

Khi nào nên tự làm và khi nào nên ủy quyền?

• Công việc bắt buộc phải tự thực hiện.
• Công việc có thể giao cho nhân viên.
• Công việc cần phối hợp.
• Công việc có thể tự động hóa.

Kỹ năng giao việc

• Giao đúng người.
• Giao rõ kết quả cần đạt.
• Xác định deadline.
• Xác định tiêu chuẩn hoàn thành.
• Kiểm tra và phản hồi.

Kiểm soát công việc được ủy quyền

• Không “ôm việc”.
• Không giao việc rồi bỏ mặc.
• Thiết lập checkpoint.
• Kiểm soát kết quả thay vì kiểm soát từng thao tác.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CÁ NHÂN

Thiết lập hệ thống quản lý công việc

• Danh sách công việc.
• Lịch làm việc.
• Deadline.
• Priority.
• Reminder.
• Weekly Review.

Công cụ hỗ trợ

• Microsoft To Do.
• Google Calendar.
• Google Tasks.
• Excel/Google Sheets.
• Ứng dụng AI hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ công việc.

THỰC HÀNH TỔNG HỢP – XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THỜI GIAN CÁ NHÂN

Học viên thực hành:

1. Phân tích quỹ thời gian hiện tại.
2. Xác định các hoạt động gây lãng phí.
3. Xác định mục tiêu công việc.
4. Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên.
5. Thiết lập Time Blocking.
6. Thiết lập hệ thống theo dõi Deadline.
7. Xây dựng phương án xử lý công việc phát sinh.
8. Xây dựng “Personal Time Management Plan”.

Tổng kết

• Tổng kết khóa học
• Giải đáp thắc mắc
• Làm bài kiểm tra cuối khóa
• Làm thủ tục cấp chứng nhận.

Thời lượng khóa học : 04 buổi/ khóa (02 ngày)
Học phí: 2.400.000 VNĐ/ khóa

Ưu đãi:

• Giảm còn 2.000.000 VNĐ/ khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc đăng ký nhóm >= 3 người
• Giảm còn 2.200.000 VNĐ/ khóa nếu đóng học phí trước khai giảng 05 ngày.

Bao gồm : Tài liệu + Teabreak + Chứng nhận (Học viên được cấp chứng nhận vào buổi cuối khóa học)