Khóa học Kỹ năng Lập kế hoạch và Tổ chức công việc

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh ngày nay, kỹ năng lập kế hoạch trở thành yếu tố không thể thiếu đối với các nhà quản trị. Đây chính là nền tảng giúp xác định mục tiêu rõ ràng và vạch ra con đường hiệu quả để đạt được những mục tiêu đó.Tuy nhiên, một kế hoạch dù hoàn hảo cũng khó có thể thành công nếu không được triển khai một cách bài bản. Tổ chức và phân bổ các nguồn lực, đặc biệt là nhân lực, là bước then chốt để biến kế hoạch trên giấy thành những kết quả thực tiễn. Chính vì vậy, việc tổ chức công việc nội bộ một cách hiệu quả không chỉ đảm bảo sự vận hành trơn tru mà còn giúp doanh nghiệp tiến gần hơn đến sự thành công bền vững.

Tổng quan khóa học

Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc đóng vai trò nền tảng trong việc định hướng và triển khai hiệu quả các hoạt động của cá nhân cũng như tổ chức. Một bản kế hoạch thực tế không chỉ giúp xác định rõ mục tiêu mà còn tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực, đồng thời dự đoán và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện.

Nếu lập kế hoạch là bước đầu tiên để xác định điều cần làm và cách thức thực hiện, thì tổ chức công việc chính là quá trình sắp xếp nguồn lực, phân công nhiệm vụ và thiết lập cấu trúc thực hiện một cách khoa học. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả giúp cá nhân và đội nhóm hoạt động mạch lạc, tránh chồng chéo, nâng cao tính phối hợp và đảm bảo tiến độ, chất lượng trong công việc. Đây cũng là yếu tố giúp hình thành môi trường làm việc có kỷ luật và tính hệ thống cao.

Khi kết hợp kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc, người làm quản lý không chỉ dừng lại ở việc định hình các mục tiêu khả thi mà còn chủ động xây dựng cơ chế vận hành phù hợp để triển khai hiệu quả kế hoạch đó. Đây là nền tảng quan trọng để tối ưu hiệu suất làm việc và nâng cao khả năng phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban trong doanh nghiệp. Nhận thức rõ tầm quan trọng này, Viện IRTC đã thiết kế khóa học “Kỹ năng Lập kế hoạch và Tổ chức Công việc” nhằm trang bị cho học viên những công cụ, phương pháp thực tiễn và kỹ năng cốt lõi để lập kế hoạch rõ ràng, tổ chức công việc mạch lạc và làm việc một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.

Mục tiêu khóa học

Khóa học hướng tới các mục tiêu giúp học viên:

• Hiểu được vai trò của lập kế hoạch và tổ chức công việc trong công việc cá nhân, quản lý và vận hành doanh nghiệp
• Biết cách xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART và xây dựng lộ trình khả thi
• Nắm rõ quy trình và các bước lập kế hoạch
• Nắm vững các công cụ và kỹ thuật hỗ trợ lập kế hoạch
• Biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, mức độ quan trọng và tính khẩn cấp
• Nắm vững kỹ năng tổ chức công việc nhóm, thiết lập cơ chế phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban một cách nhịp nhàng và hiệu quả
• Biết cách phân tích và giải quyết các rủi ro hoặc trở ngại trong quá trình thực thi kế hoạch
• Biết cách quản lý công việc hiệu quả hơn, giảm thiểu lãng phí thời gian và nguồn lực
• Biết cách tổ chức công việc/ hoạt động nhịp nhàng giữa các cá nhân, đội nhóm và phòng ban
• Hiểu cách liên kết kế hoạch ngắn hạn với mục tiêu dài hạn, tạo sự thống nhất và định hướng chiến lược cho toàn bộ tổ chức
• Biết cách điều chỉnh kế hoạch phù hợp với tình huống, các tác động và thay đổi của môi trường kinh doanh

Hình thức đào tạo

Khóa học được giảng dạy bởi chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm làm công tác điều hành tại doanh nghiệp. Bên cạnh việc cung cấp các kiến thức, chuyên gia cũng chia sẻ tới học viên các kinh nghiệm thực tế, các vấn đề có thể gặp trong quá trình lập kế hoạch và cách giải quyết để giúp học viên có thể tiếp thu kiến thức và áp dụng vào thực tế một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Khóa học bao gồm các hoạt động:

• Thuyết trình
• Trao đổi và thảo luận
• Làm việc nhóm
• Nghiên cứu tình huống
• Chia sẻ từ chuyên gia

Đối tượng của khóa học

Khóa học Kỹ năng lập kế hoạch và Triển khai công việc hiệu quả phù hợp với:

• Các cấp lãnh đạo
• Chủ doanh nghiệp
• Nhà khởi nghiệp
• Các cấp quản lý
• Tổ trưởng, chuyền trưởng
• Nhân viên khối văn phòng
• Các nhân viên có nhiệm vụ liên quan tới các công việc như quản lý dự án, tổ chức sự kiện, lập kế hoạch
• Các vị trí yêu cầu tính phối hợp cao
• Những cá nhân sắp được bổ nhiệm các vị trí quản lý
• Các cá nhân muốn nâng cao năng lực bản thân

Chương trình đào tạo

PHẦN I: TỔNG QUAN VỀ LẬP KẾ HOẠCH

• Kế hoạch là gì
• Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch và triển khai công việc
• Ai là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch và kiểm soát công việc
• Sự khác nhau giữa lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch công việc
• Những vấn đề thường gặp khi lập kế hoạch

PHẦN II: QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH

• Xác định mục tiêu
• Xác định các hạng mục công việc cần thực hiện và lộ trình thực hiện
• Xác định các tài nguyên cần thiết (con người, thời gian, nguyên vật liệu, công cụ, phần mềm,…)
• Cách xác định và phân tích các bên liên quan (Stakeholders) trong quá trình lập kế hoạch.
• Phân chia công việc, ước tính thời gian và tài nguyên cần thiết để hoàn thành cho từng hạng mục
• Dự đoán các rủi ro và phương án xử lý/ phương án dự phòng
• Xác định thời điểm thực hiện các hạng mục công việc
• Xác định các hạng mục cần kiểm soát và tiêu chí đánh giá tương ứng
• Lập bảng kiểm soát kế hoạch công việc
• Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện.

PHẦN III: CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH VÀ GIÁM SÁT

• Sơ đồ PERT
• Phương pháp đường găng (Critical Path Method)
• Biểu đồ GANTT
• Nguyên tắc S.M.A.R.T
• Phương pháp 5W1H2C5M
• Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
• Ma trận RACI
• Nguyên tắc Pareto (80/20)
• Làm bài tập thực hành

PHẦN IV: KỸ NĂNG TỔ CHỨC TRIỂN KHAI CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

• Quy trình tổ chức triển khai công việc khoa học.
• Các nguyên tắc sắp xếp thứ tự các công việc hiệu quả,
• Sắp xếp thứ tự các công việc theo Nguyên tắc Johnson
• Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên, Ma trận quản lý thời gian
• Xây dựng chuẩn mực về kết quả công việc
• So sánh kết quả với chuẩn mực và mục tiêu
• Tiến hành điều chỉnh công việc khi cần thiết
• Xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả và cách giao tiếp trong đội nhóm

PHẦN V: KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ/ BÁO CÁO CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

• Các bước báo cáo công việc hiệu quả
• Sử dụng biểu đồ trong báo cáo
• Kết luận và các đề xuất
• Đánh giá sau khi hoàn thành báo cáo công việc
• Các chiến lược quản lý công việc
• Các nguyên tắc khen ngợi/ghi nhận kết quả công việc
• Đánh giá kết quả công việc hiệu quả
• Xây dựng kế hoạch cải tiến liên tục từ kết quả

Phần VI. TỔNG KẾT KHÓA HỌC

• Tổng kết khóa học, giải đáp thắc mắc
• Làm bài tập kết thúc
• Làm thủ tục cấp chứng chỉ

>> Khách hàng có nhu cầu đào tạo tại Công ty Xin liên hệ với iRTC

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC : 02 ngày (04 buổi)
HỌC PHÍ : 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:
+ Giảm còn : 2.000.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm >= 3 người
+ Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 05 ngày.

Học phí bao gồm : 

• Tài liệu đào tạo cho học viên
• Chứng chỉ khóa học
• Teabreak