Làm thế nào để tư vấn ISO 9001:2015 – hiệu quả tức thì cho các doanh nghiệp, là mong muốn bức xúc nhất hiện nay của tất cả các CEO.
Thưa Quý vị, để áp dụng ISO 9001:2015 thực sự hiệu quả, ta cần xuất phát từ vấn đề rất cơ bản là phải hiểu đúng ISO. Điều cơ bản nhất của ISO là:
- Viết ra những điều “Đúng” phải làm
- Làm “Đúng” những điều “Đúng” đã viết ra.
Những điều “Đúng” phải viết trong quá trình tư vấn ISO 9001:2015 nhằm giúp doanh nghiệp áp dụng hệ thống có hiệu quả, gồm 3 khía cạnh:
(a) Những điều “Đúng” trong quá khứ Doanh nghiệp đã thực hiện thành công tại các quá trình, hoạt động mà hiện nay vẫn còn hiệu quả,
(b) Những điều “Đúng” hiện nay Doanh nghiệp đang làm,
(c) Và những điều “Đúng” trong tương lai gần, Doanh nghiệp phải làm để thành công.
Khía cạnh (a) & (b), ISO 9001:2008 (phiên bản cũ) đã yêu cầu. Về khía cạnh (c), ISO 9001:2015 (phiên bản mới) đề cập khía cạnh này rất cụ thể thông qua 2 yêu cầu mới so với ISO 9001:2008 là:
- Hiểu biết về tổ chức và bối cảnh của tổ chức. Xác định các vấn đề nội bộ & bên ngoài. Hiểu biết các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan (Điều khoản 4 – Bối cảnh tổ chức, ISO 9001:2015).
- Từ việc hiểu biết bối cảnh của Doanh nghiệp mình, chúng ta phải phân tích thông tin, đưa ra các hành động giải quyết các điểm yếu, đe dọa và phát huy các điểm mạnh & các cơ hội. Hoạch định và kiểm soát sự thay đổi (Điều khoản 6, Hoạch định ISO 9001:2015)
Vì vậy, trong quá trình tư vấn ISO 9001:2015, chúng tôi luôn luôn đề nghị những người giỏi nhất ở các vị trí, các quá trình, các hoạt động trong Doanh nghiệp, tiến hành viết ra các tài liệu cho các hoạt động, quá trình đó.
Sau đó, những cán bộ này sẽ phân tích rủi ro để xác định những điều “Đúng” phải làm trong tương lai. Như thế, chúng ta đã thiết lập xong hệ thống “Đúng”. Từ đó, hãy nhân rộng việc áp dụng những điều “Đúng” này vào thực tế.
Giả sử, Gọi A là người giỏi, đã viết ra những điều “Đúng” ở quá trình, hoạt động hoặc bước công việc nào đó. B là người chưa thuần thục công việc đó, ta thực hiện việc nhân rộng sự thành công của A sang cho B theo 4 bước:
• Bước 1: A hướng dẫn B hiểu tài liệu, A làm mẫu B quan sát
• Bước 2: A & B cùng thực hiện, A kèm cặp B.
• Bước 3: B thực hiện, A giám sát và điều chỉnh đến khi B thuần thục.
• Bước 4: B tự thực hiện một mình.
Kế tiếp, ta phải triển khai áp dụng, tuân thủ những điều “Đúng” đã viết ra, thực hiện việc kiểm tra kết quả và đưa ra hành động cải tiến nếu thấy kết quả không phù hợp như mong đợi. Điều này phù hợp chu trình quản lý PDCA của Giáo sư – Tiến sĩ Deming (Plan: Lập kế hoạch, Do: Thực hiện, Check: Kiểm tra, Act: Hành động điều chỉnh, cải tiến).
Trong thực tế, với kinh nghiệm nhiều năm là công ty tư vấn ISO 9001, chúng tôi thấy các Doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 có thể có nhiều cách khác nhau và kết quả nhận được chắc chắn cũng khác nhau, thể hiện như sau:
Tại sao lại có hệ thống sai? Điều này là do tài liệu không được chính những người giỏi nhất, hiểu rõ công việc nhất, hiểu rõ quá trình nhất viết ra. Lý do chính, thường được nêu ra là Doanh nghiệp quá bận, những người giỏi phải tham gia trực tiếp sản xuất, kinh doanh nên không có thời gian viết.
Doanh nghiệp không cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực, chỉ định một số người không hiểu rõ công việc hoặc yêu cầu chuyên gia tư vấn viết giúp. Mục đích là áp dụng đối phó để lấy được chứng nhận (việc này không đem lại lợi ích gì cho Doanh nghiệp).
Do đó, chúng ta thường thấy việc xây dựng bất kỳ hệ thống quản trị nào trong Doanh nghiệp bao giờ cũng đòi hỏi sự cam kết của Lãnh đạo cao nhất, đây là yếu tố cốt lõi để thành công. Kế đến, là các nhà quản lý, Lãnh đạo cấp trung gian cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc xây dựng, triển khai & áp dụng hệ thống quản lý hiệu quả.
Trong quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn ISO 9001:2015 cho các doanh nghiệp, chúng tôi nghiệm ra có 5 cấp độ về năng lực của Nhà quản lý:
- Cấp độ 1: Nhà quản lý tồi, là nhà quản lý không biết những việc không phù hợp đã xảy ra trong quá khứ.
- Cấp độ 2: Nhà quản lý tệ, là nhà quản lý không biết những việc không phù hợp đang xảy ra.
- Cấp độ 3: Nhà quản lý kém, là nhà quản lý biết những việc không phù hợp đã và đang xảy ra nhưng không biết cách giải quyết. Luôn luôn kêu khó khăn và chờ Lãnh đạo cấp cao giải quyết.
- Cấp độ 4: Nhà quản lý đạt yêu cầu, là nhà quản lý biết những việc không phù hợp đã và đang xảy ra, biết cách giải quyết. Hoàn thành các công việc, mục tiêu được giao trong bộ phận mình chịu trách nhiệm.
- Cấp độ 5: Nhà quản lý siêu hạng, là nhà quản lý tự làm cho mình “ thất nghiệp ” ngay tại vị trí công việc của mình. Nhà quản lý này không cần thường xuyên phải có mặt tại hiện trường, nhưng công việc của bộ phận luôn được vận hành tốt, nhờ có hệ thống quản lý thực sự vận hành hiệu quả.
Kết luận: Chúng ta hãy xây dựng hệ thống “Đúng”, thực hiện nhân rộng sự thành công theo 4 bước nêu trên, áp dụng “Đúng” để nhận được kết quả “Đúng”. Doanh nghiệp xây dựng được hệ thống ISO 9001:2015 - Hiệu quả tức thì, một hệ thống thực sự bớt lệ thuộc vào con người, dễ dàng nhân rộng sự thành công.
