Khóa Học Kỹ Năng Lập và Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu

LỊCH KHAI GIẢNG

Mục lục [Ẩn]

Hồ sơ và tài liệu có giá trị rất lớn do đó công tác quản lý hồ sơ và tài liệu tại doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng lớn. Khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ – tài liệu (Document Management Skills) của iRTC được thiết kế để cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng và công cụ phù hợp để quản lý hồ sơ tài liệu tài liệu tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Tổng quan khóa học

Hồ sơ tài liệu là một tài sản vô cùng quý báu với doanh nghiệp. Việc tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình vận hành và rút ngắn thời gian xử lý các tác vụ tại doanh nghiệp. Ngoài ra thì việc quả lý hồ sơ tài liệu cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng với việc vận hành và cải tiến các hệ thống quản lý theo ISO của doanh nghiệp.

Tại doanh nghiệp thì công tác quản lý hồ sơ và tài liệu thường sẽ bao gồm các hoạt động:

• Lập hồ sơ
• Thu thập tài liệu
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn kiện
• Điều phối hồ sơ – tài liệu tới nơi cần thiết
• Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho hồ sơ tài liệu
• Phát huy giá trị trong quá trình sử dụng tại doanh nghiệp
• Tiêu hủy hồ sơ – tài liệu khi cần thiết

Khóa học kỹ năng lập và quản lý hồ sơ – tài liệu (Nghiệp vụ văn thư lưu trữ) của iRTC giúp học viên nắm vững những kiến thức và khái niệm về quản lý hồ sơ – tài liệu cũng như những kỹ năng làm việc cần thiết để có thể quản lý hồ sơ và tài liệu tại doanh nghiệp như làm thế nào để tránh mất hồ sơ, cách truy xuất hồ sơ một cách nhanh chóng, cách phân loại hồ sơ, cách hệ thống hóa hồ sơ,….

Ngoài những kiến thức và chuyên môn cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc thực tế thì khóa học “Kỹ năng quản lý hồ sơ – tài liệu” của iRTC còn giúp học viên có thể quản lý hồ sơ và tài liệu tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của từng doanh nghiệp.

Mục tiêu khóa học

Khóa đào tạo kỹ năng quản lý hồ sơ hướng tới những mục tiêu sau:

• Giúp học viên nắm vững những kỹ năng và phương pháp cần thiết để có thể quản lý hồ sơ và tài liệu một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
• Đào tạo học viên về những phương pháp hệ thống hóa hồ sơ lưu trữ.
• Đào tạo học viên về quy trình lưu trữ hồ sơ.
• Chỉ ra cho học viên những lỗi sai thường gặp trong quá trình quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.
• Giúp học viên có tư duy cải tiến hoạt động lưu trữ, sắp xếp và quản lý hồ sơ cho phù hợp với điều kiện vận hành của doanh nghiệp.
• Giới thiệu tới học viên những vấn đề vướng mắc liên quan tới hoạt động lưu trữ văn thư tại doanh nghiệp và hướng giải quyết.
• Giới thiệu tới học viên những phương tiện lưu trữ và quản lý hồ sơ.

Đối tượng của khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ

Khóa học phù hợp với:

• Nhân viên văn thư
• Nhân viên bộ phận hành chính – nhân sự
• Nhân viên ISO
• Các vị trí có liên quan tới hồ sơ – tài liệu
• Các trưởng/ phó bộ phận liên quan
• Những người làm việc trong môi trường doanh nghiệp muốn cải thiện các kỹ năng công việc

Hình thức đào tạo

Khóa học kỹ năng lập và quản lý hồ sơ tại iRTC được đào tạo vởi chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Ngoài kiến thức và kỹ năng chuyên môn, chuyên gia sẽ chia sẻ tới học viên những tình huống thực tế và kinh nghiệm giúp học viên có thể tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng, dễ dàng áp dụng kiến thức được học vào công việc một cách hiệu quả.

Khóa học bao gồm:

• Thuyết trình
• Bài tập tình huống
• Thảo luận nhóm
• Thực hành
• Video clips
• Chia sẻ kinh nghiệm từ giảng viên

Chương trình đào tạo

Tổng quan về hoạt động quản lý hồ sơ – tài liệu tại doanh nghiệp

• Định nghĩa về hồ sơ – tài liệu trong doanh nghiệp.
• Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ – tài liệu trong quản trị doanh nghiệp.
• Các nguyên tắc quản lý hồ sơ trong doanh nghiệp.

Các phương pháp quản lý – sắp xếp – lưu trữ hồ sơ và tài liệu trong doanh nghiệp

Các phương pháp sắp xếp hồ sơ:

• Phương pháp sắp xếp theo đơn vị cung cấp
• Phương pháp sắp xếp theo trình tự thời gian
• Phương pháp sắp xếp theo từng dự án – hợp đồng
• Phương pháp sắp xếp theo từng bộ phận chức năng
• Phương pháp sắp xếp theo vị trí địa lý

Các phương pháp lưu trữ hồ sơ:

• Lưu trữ theo vần, ký tự
• Lưu trữ theo mã số

Các thuận lợi và khó khăn của các phương pháp trên.

Các phương tiện lưu trữ và quản lý hồ sơ

• Sử dụng vi phim trong lưu trữ hồ sơ
• Lưu trữ hồ sơ trên máy tính

Quy trình lưu trữ hồ sơ

• Xây dựng các chính sách, quy trình và thủ tục lưu trữ hồ sơ
• Phổ biến quy trình và thủ tục quản lý hồ sơ cho nhân viên
• Tiến hành sắp xếp hồ sơ theo hệ thống
• Lập danh mục tài liệu - hồ sơ
• Theo dõi và cập nhật tài liệu – hồ sơ

Những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu – hồ sơ của doanh nghiệp và giải đáp thắc mắc

• Giới thiệu học viên những vấn đề liên quan tới quản lý tài liệu và hồ sơ tại doanh nghiệp và cách hướng giải quyết.
• Những sai lầm thường mắc phải trong việc quản lý hồ sơ – tài liệu
• Chia sẻ kinh nghiệm từ giảng viên, giải đáp những thắc mắc.

Kiểm tra và kết thúc khóa học

• Làm bài kiểm tra.
• Trao chứng chỉ.

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC : 04 buổi (02 ngày)
HỌC PHÍ PUBLIC : 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:
+ Giảm còn : 2.100.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 3 người
+ Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.
Bao gồm : Học phí + Tài liệu + chứng chỉ + Teabreak   

Feedback của học viên về khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu