Khóa Học Kỹ Năng Lập và Quản Lý Hồ Sơ Tài Liệu

Hồ sơ và tài liệu có giá trị rất lớn do đó công tác quản lý hồ sơ và tài liệu tại doanh nghiệp có ý nghĩa vô cùng lớn. Khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ – tài liệu (Document Management Skills) của iRTC được thiết kế để cung cấp cho học viên những kiến thức, kỹ năng và công cụ phù hợp để quản lý hồ sơ tài liệu tài liệu tại doanh nghiệp một cách hiệu quả.

Tổng quan khóa học

Hồ sơ tài liệu là một tài sản vô cùng quý báu với doanh nghiệp. Việc tổ chức quản lý hồ sơ và tài liệu hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình vận hành và rút ngắn thời gian xử lý các tác vụ tại doanh nghiệp. Ngoài ra thì việc quả lý hồ sơ tài liệu cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng với việc vận hành và cải tiến các hệ thống quản lý theo ISO của doanh nghiệp.

Tại doanh nghiệp thì công tác quản lý hồ sơ và tài liệu thường sẽ bao gồm các hoạt động:

• Lập hồ sơ
• Thu thập tài liệu
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn kiện
• Điều phối hồ sơ – tài liệu tới nơi cần thiết
• Đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật cho hồ sơ tài liệu
• Phát huy giá trị trong quá trình sử dụng tại doanh nghiệp
• Tiêu hủy hồ sơ – tài liệu khi cần thiết

Khóa học kỹ năng lập và quản lý hồ sơ – tài liệu (Nghiệp vụ văn thư lưu trữ) của iRTC giúp học viên nắm vững những kiến thức và khái niệm về quản lý hồ sơ – tài liệu cũng như những kỹ năng làm việc cần thiết để có thể quản lý hồ sơ và tài liệu tại doanh nghiệp như làm thế nào để tránh mất hồ sơ, cách truy xuất hồ sơ một cách nhanh chóng, cách phân loại hồ sơ, cách hệ thống hóa hồ sơ,….

Ngoài những kiến thức và chuyên môn cần thiết để đáp ứng nhu cầu công việc thực tế thì khóa học “Kỹ năng quản lý hồ sơ – tài liệu” của iRTC còn giúp học viên có thể quản lý hồ sơ và tài liệu tuân thủ theo các yêu cầu của tiêu chuẩn về hệ thống quản lý của từng doanh nghiệp.

Mục tiêu khóa học

Khóa đào tạo kỹ năng quản lý hồ sơ hướng tới những mục tiêu giúp học viên:

• Nắm vững những kỹ năng và phương pháp cần thiết để có thể quản lý hồ sơ và tài liệu một cách chuyên nghiệp, đạt hiệu quả cao.
• Hiểu rõ nguyên tắc, quy trình và phương pháp quản lý hồ sơ, tài liệu chuyên nghiệp.
• Xác định, phân loại và lập hồ sơ theo chức năng, nhiệm vụ và quy trình công việc.
• Xây dựng danh mục hồ sơ, mã hóa và chuẩn hóa cách đặt tên tài liệu.
• Thực hiện sắp xếp, lưu trữ, cập nhật và tra cứu hồ sơ nhanh chóng, chính xác.
• Quản lý hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử theo phương pháp khoa học.
• Kiểm soát phiên bản, thời hạn bảo quản, quyền truy cập và tính bảo mật của tài liệu.
• Nhận diện và phòng ngừa các rủi ro như thất lạc, trùng lặp, sai lệch hoặc sử dụng tài liệu lỗi thời.
• Xây dựng phương án cải tiến hệ thống quản lý hồ sơ, tài liệu tại đơn vị.

Đối tượng của khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ

Khóa học phù hợp với:

• Nhân viên văn thư
• Nhân viên bộ phận hành chính – nhân sự
• Nhân viên ISO
• Các vị trí có liên quan tới hồ sơ – tài liệu
• Các trưởng/ phó bộ phận liên quan
• Những người làm việc trong môi trường doanh nghiệp muốn cải thiện các kỹ năng công việc

Hình thức đào tạo

Khóa học kỹ năng lập và quản lý hồ sơ tại iRTC được đào tạo vởi chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính nhân sự. Ngoài kiến thức và kỹ năng chuyên môn, chuyên gia sẽ chia sẻ tới học viên những tình huống thực tế và kinh nghiệm giúp học viên có thể tiếp thu kiến thức một cách nhanh chóng, dễ dàng áp dụng kiến thức được học vào công việc một cách hiệu quả.

Khóa học bao gồm:

• Thuyết trình
• Bài tập tình huống
• Thảo luận nhóm
• Thực hành
• Video clips
• Chia sẻ kinh nghiệm từ giảng viên

Nội dung chương trình đào tạo

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC LẬP VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

• Khái niệm và phân biệt hồ sơ, tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu trữ.
• Vai trò của công tác quản lý hồ sơ đối với hiệu quả hoạt động của tổ chức.
• Các nguyên tắc quản lý hồ sơ, tài liệu: đầy đủ, chính xác, khoa học, nhất quán và dễ truy xuất.
• Những sai sót thường gặp trong quản lý hồ sơ tại doanh nghiệp.
• Nhận diện các vấn đề: hồ sơ thiếu thành phần, lưu trữ phân tán, đặt tên không thống nhất, trùng lặp và thất lạc tài liệu.

Thực hành: Phân tích một tình huống quản lý hồ sơ thiếu khoa học và xác định nguyên nhân, hậu quả, hướng khắc phục.

KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ VÀ PHÂN LOẠI TÀI LIỆU KHOA HỌC

• Xác định hồ sơ cần lập theo chức năng, nhiệm vụ và từng quy trình công việc.
• Phân loại hồ sơ theo phòng ban, nghiệp vụ, dự án, khách hàng, thời gian và mức độ bảo mật.
• Xác định thành phần tài liệu cần có trong từng loại hồ sơ.
• Phương pháp thu thập, kiểm tra tính đầy đủ, tính hợp lệ và sự thống nhất của tài liệu.
• Xây dựng danh mục hồ sơ và quy tắc mã hóa hồ sơ.
• Thiết lập cấu trúc hồ sơ, trình tự sắp xếp và quy tắc đánh số tài liệu.
• Xây dựng checklist kiểm tra hồ sơ trước khi đưa vào lưu trữ.
• Xác định trách nhiệm lập, cập nhật, kiểm tra và bàn giao hồ sơ.

Thực hành:

• Phân loại bộ tài liệu hỗn hợp thành các nhóm hồ sơ phù hợp.
• Xây dựng danh mục hồ sơ cho một phòng ban hoặc bộ phận cụ thể.
• Lập checklist kiểm tra thành phần hồ sơ và xác định tài liệu còn thiếu.

KỸ NĂNG SẮP XẾP, LƯU TRỮ VÀ TRA CỨU HỒ SƠ GIẤY

• Nguyên tắc sắp xếp hồ sơ giấy theo hệ thống thống nhất.
• Phương pháp sắp xếp theo thời gian, mã hồ sơ, nghiệp vụ và đối tượng quản lý.
• Kỹ năng lập bìa hồ sơ, nhãn hồ sơ, mục lục và phiếu theo dõi.
• Tổ chức tủ hồ sơ, kệ lưu trữ và sơ đồ vị trí lưu trữ.
• Quy trình tiếp nhận, bàn giao, mượn, trả và khai thác hồ sơ.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ, kiểm kê định kỳ và xử lý hồ sơ thất lạc.
• Các biện pháp bảo quản hồ sơ, phòng ngừa hư hỏng và hạn chế truy cập trái phép.

Thực hành: Tổ chức sắp xếp một bộ hồ sơ giấy theo mã hồ sơ, lập nhãn lưu trữ và xây dựng phương án tra cứu nhanh.

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀ TỐI ƯU HÓA TRA CỨU TÀI LIỆU

• Nguyên tắc tổ chức và quản lý hồ sơ điện tử.
• Xây dựng cấu trúc thư mục lưu trữ dùng chung theo phòng ban, nghiệp vụ và dự án.
• Chuẩn hóa quy tắc đặt tên file, mã tài liệu và thông tin nhận diện.
• Quản lý tài liệu Word, Excel, PDF, email, hình ảnh và tài liệu được số hóa.
• Sử dụng các thuộc tính tìm kiếm: mã hồ sơ, tên tài liệu, ngày tháng, bộ phận và từ khóa.
• Quản lý phiên bản tài liệu, lịch sử cập nhật và trạng thái phê duyệt.
• Phân quyền truy cập, chia sẻ tài liệu và kiểm soát việc chỉnh sửa.
• Sử dụng các công cụ lưu trữ điện tử như máy chủ nội bộ, hệ thống quản lý tài liệu và nền tảng lưu trữ đám mây phù hợp.
• Sao lưu dữ liệu, phục hồi tài liệu và phòng ngừa mất mát thông tin.
• Những lưu ý khi sử dụng công cụ AI hỗ trợ phân loại, tóm tắt và tìm kiếm tài liệu; kiểm tra kết quả và bảo vệ dữ liệu trước khi sử dụng.

Thực hành:

• Thiết kế cấu trúc thư mục lưu trữ điện tử cho một phòng ban.
• Chuẩn hóa tên file và xây dựng quy tắc mã hóa tài liệu.
• Thiết lập bảng danh mục hồ sơ bằng Excel.
• Thực hành tìm kiếm, cập nhật và kiểm soát phiên bản tài liệu.

KIỂM SOÁT, BẢO MẬT VÀ THỜI HẠN LƯU TRỮ HỒ SƠ

• Nguyên tắc bảo mật và quản lý quyền truy cập hồ sơ, tài liệu.
• Phân loại tài liệu theo mức độ hạn chế truy cập phù hợp với quy định nội bộ.
• Quản lý tài liệu mật, hồ sơ nhân sự, hợp đồng và dữ liệu có thông tin cá nhân.
• Kiểm soát việc sao chép, gửi, chia sẻ và sử dụng tài liệu.
• Xác định thời hạn bảo quản hồ sơ theo quy định pháp luật áp dụng và quy định nội bộ.
• Phân biệt hồ sơ đang sử dụng, hồ sơ cần bảo quản dài hạn và hồ sơ đến hạn xem xét xử lý.
• Quy trình rà soát, phê duyệt và tiêu hủy hồ sơ hết thời hạn bảo quản theo đúng thẩm quyền.
• Phòng ngừa rủi ro rò rỉ dữ liệu, xóa nhầm hoặc sử dụng tài liệu không còn hiệu lực.

Thực hành:
Phân tích tình huống chia sẻ nhầm tài liệu, xác định rủi ro và đề xuất biện pháp kiểm soát phù hợp.

CHUẨN HÓA QUY TRÌNH VÀ CẢI TIẾN HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỒ SƠ

• Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ từ khi phát sinh đến khi kết thúc lưu trữ.
• Xác định trách nhiệm của người lập, người kiểm tra, người phê duyệt và người lưu trữ.
• Thiết lập các biểu mẫu quản lý hồ sơ thống nhất.
• Xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả quản lý hồ sơ.
• Nhận diện các hoạt động gây lãng phí thời gian: tìm kiếm lâu, nhập liệu trùng lặp, lưu nhiều phiên bản và luân chuyển không cần thiết.
• Đề xuất giải pháp chuẩn hóa và cải tiến liên tục.

Thực hành: Xây dựng kế hoạch cải tiến một vấn đề thực tế trong hệ thống quản lý hồ sơ của đơn vị.

TỔNG KẾT KHÓA HỌC

• Giải đáp thắc mắc
• Chia sẻ kinh nghiệm thực tế từ chuyên gia
• Làm kiểm tra cuối khóa
• Làm thủ tục cấp chứng nhận

THỜI LƯỢNG KHÓA HỌC : 04 buổi (02 ngày)
HỌC PHÍ PUBLIC : 2.500.000 VNĐ/khóa
ƯU ĐÃI:
+ Giảm còn : 2.100.000 VNĐ/khóa dành cho học viên đã học tại iRTC hoặc nhóm ≥ 3 người
+ Giảm còn : 2.300.000 VNĐ/khóa nếu nộp trước ngày khai giảng 5 ngày.
Bao gồm : Học phí + Tài liệu + chứng nhận + Teabreak   

Feedback của học viên về khóa học kỹ năng quản lý hồ sơ tài liệu