Ban nhân sự là gì? Nhiệm vụ và cơ cấu của ban nhân sự

Các doanh nghiệp lớn mạnh đều có điểm chung đó là sở hữu nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu số lượng và chất lượng. Đây cũng chính là trách nhiệm lớn nhất của ban nhân sự. Hãy cùng tìm hiểu thêm về ban nhân sự là gì cũng như cơ cấu của ban nhân sự.

Ban nhân sự là gì?

Ban nhân sự là phòng ban chịu trách nhiệm đảm bảo chất lượng lực lượng nhân sự luôn duy trì ở mức độ ổn định suốt thời gian hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng các yêu cầu về nhân sự của doanh nghiệp cả về chất lượng lẫn số lượng.

Ban nhân sự chính là “trái tim”  giúp đẩy nguồn nhân lực tới các bộ phận để doanh nghiệp có thể hoạt động hiệu quả thông qua việc chịu trách nhiệm đào tạo, quản lý, phân bổ nhân lực giúp doanh nghiệp được vận hành một cách khoa học, có tổ chức và đẩy mạnh được hiệu quả lao động, nhanh chóng đạt được những mục tiêu lớn, tiết kiệm được thời gian và tài nguyên.

Tại các doanh nghiệp thì ban nhân sự còn được gọi là phòng nhân sự, bộ phận nhân sự hoặc gọi tắt là HR.

Nhiệm vụ của ban nhân sự

Ban nhân sự có 4 nhiệm vụ chính đó là: Tuyển dụng; Đào tạo, Hành chính và Đảm bảo quyền lợi của nhân viên.

Tuyển dụng

Tuyển dụng được hiểu là việc thu hút nguồn nhân sự, sàng lọc và tuyển chọn các ứng viên đáp ứng yêu cầu của vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển.

3 hình thức tuyển dụng phổ biến tại các doanh nghiệp hiện nay đó là:

• Tuyển dụng trực tiếp: Doanh nghiệp sẽ chọn lọc ứng viên trực tiếp tại nơi đào tạo như trường DH, trường nghề, trung tâm đào tạo,... Buổi tuyển dụng và phỏng vấn có thể được diễn ra trực tiếp tại trường học hoặc các ngày hội tuyển dụng tại trường. Hình thực tuyển dụng này phù hợp với những doanh nghiệp thường xuyên tuyển dụng ứng viên có chuyên môn cao.
• Tuyển dụng gián tiếp: Doanh nghiệp sẽ quảng cáo việc tuyển dụng của mình thông qua báo đài, truyền thông, TV, báo chí chuyên môn, các website tuyển dụng,….  Hình thức này không chỉ giúp doanh nghiệp có thể mở rộng thông tin tuyển dụng tới các ứng viên mà còn giúp doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh và thương hiệu của mình tốt hơn.  Tuy nhiên, mặt hạn chế của hình thức tuyển dụng này chính là khó có thể đảm bảo về mặt chuyên môn và kinh nghiệm của vị trí ứng viên cũng như mất nhiều thời gian và nhân lực để lọc hồ sơ do đó sẽ phù hợp khi doanh nghiệp cần tuyển dụng số lượng nhân sự lớn, không yêu cầu kinh nghiệm và trình độ.
• Tuyển dụng thông qua đơn vị khác: Doanh nghiệp sẽ tuyển dụng nhân sự thông qua các đơn vị tuyển dụng tư nhân. Hình thức này thường được áp dụng khi doanh nghiệp cần tuyển dụng những nhân sự ở vị trí quản lý cấp cao, yêu cầu về kinh nghiệm và năng lực cao.

Quy trình tuyển dụng:

• Tiếp nhận yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban/ Xác định nhu cầu tuyển dụng
• Xây dựng bảng mô tả công việc
• Tìm kiếm nguồn nhân sự phù hợp qua các kênh tuyển dụng
• Sàng lọc hồ sơ và tuyển chọn ra những nhân sự phù hợp nhất
• Phỏng vấn sơ tuyển ứng viên qua điện thoại
• Xếp lịch phỏng vấn
• Tiến hành phỏng vấn
• Đánh giá nhân sự
• Bố trí nhân sự mới và giới thiệu nhân sự mới

Mục tiêu chất lượng của phòng nhân sự về hạng mục tuyển dụng được đánh giá bằng số lượng hồ sơ tuyển dụng cho các vị trí và thời gian đạt được.

Đào tạo

Các doanh nghiệp đều dành ngân sách riêng biệt cho hoạt động đào tạo và phát triển đội ngũ nhân sự.

Đào tạo nhân sự có 3 mục đích chính là:

• Giúp nhân viên nâng cao năng lực và kiến thức, tiếp cận với các công nghệ mới, thích nghi với việc thay đổi quy trình làm việc, thích nghi với sự biến đổi của thị trường, xã hội và pháp lý.
• Thu hẹp khoảng cách về trình độ và năng lực giữa các nhân viên, giúp họ phát triển một cách có định hướng, đảm bảo tính ổn định về tay nghề.
• Giúp các trưởng phòng, các cấp lãnh đạo tương lai có thể hoàn thiện phát triển các năng lực cần thiết.

Lưu ý khi xây dựng kế hoạch đào tạo nội bộ tại doanh nghiệp:

• Công tác đào tạo nhân sự cần được lên kế hoạch và hướng tới mục tiêu lâu dài tại doanh nghiệp.
• Lãnh đạo tương lai, nhân viên tiềm năng, thực tập sinh cần được ưu tiên tiếp cận cơ hội đào tạo.
• Với những nhân sự tại vị trí đặc biệt thì bộ phận nhân sự cần hợp tác với cấp quản lý liên quan để có thể tư vấn và đưa ra lộ trình đào tạo phù hợp.

Hành chính nhân sự

Bộ phận nhân sự có nhiệm vụ quản lý và đảm nhiệm các công việc liên quan tới thủ tục hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ nhân viên, làm báo cáo liên quan, phân tích nhân sự, lễ tân và thậm chí là tư vấn về pháp lý cho các cấp lãnh đạo khi cần thiết.

Chi tiết nhiệm vụ hành chính nhân sự:

• Quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên.
• Hướng dẫn nhân viên về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương và các chính sách phúc lợi của công ty.
• Quản lý các thủ tục liên quan tới nhân sự như hợp đồng lao động, thủ tục nhận việc, nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng, giới thiệu nhân viên mới,…
• Lập báo cáo định kỳ và theo chỉ thị từ cấp trên
• Thực hiện các công tác chuyển phát nhanh, giao nhận và quản lý thư từ/ hợp đồng/ hóa đơn chứng từ,… của công ty.
• Quản lý, mua sắm và kiểm kê tài sản và văn hóa phẩm tại công ty.
• Hỗ trợ và lên kế hoạch trong việc tổ chức các sự kiện của doanh nghiệp như du lịch, teambuilding, xây dựng văn hóa doanh nghiệp.
• Xây dựng KPI, theo dõi và đánh giá KPI cho các nhân viên, phòng ban.
• Theo dõi tình trạng chấp hành quy định, giữ nề nếp và văn hóa doanh nghiệp.
• Chấm công, quản lý vấn đề đi muộn, nghỉ phép, nghỉ lễ của nhân viên.
• Xử lý những vấn đề về bảo hiểm và tranh chấp lao động.

Đảm bảo quyền lợi nhân viên

Quyền lợi của nhân viên bao gồm 2 phần chính đó là Tiền lương thưởng và các phúc lợi đi kèm. Ban nhân sự có nhiệm vụ sắp xếp thỏa đáng 2 quyền lợi này cho nhân viên đúng thời hạn.

Tiền lương và tiền thưởng là khoản tiền doanh nghiệp trả cho nhân viên khi họ hoàn thành công việc/ nhiệm vụ của họ với doanh nghiệp. Phúc lợi đi kèm là những đãi ngộ thêm được doanh nghiệp dành cho người lao động.

Ban nhân sự cũng cần xây dựng chế độ lương thưởng hợp lý phù hợp cho mỗi phòng ban để có thể giữ chân nhân viên giỏi cũng như chế độ kỉ luật thích đáng với các trường hợp vi phạm để đảm bảo tính kỷ luật trong doanh nghiệp.

Ban nhân sự gồm những ai?

Giám đốc nhân sự

Có thể nói là “thuyền trưởng” chèo lái con thuyền mang tên ban nhân sự. Vị trí giám đốc nhân sự cần có cái nhìn bao quát và nắm được tình hình của cả nguồn lực trọng một công ty và đưa ra những đáp án phù hợp cho “bài toán” phát triển nguồn nhân sự.

Dựa vào chuyên môn, kinh nghiệm, người giám đốc sẽ có những quyết định, đề án xây dựng nguồn nhân lực phù hợp với tình hình chung và dự định của công ty. Đây là vị trí không chỉ quản lý một phòng ban mà là cả một tập thể doanh nghiệp. Đây cũng là vị trí cần có tư duy về quản trị nhân sự cao nhất.

Tham khảo Khóa học quản trị nhân sự 4.0

Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự được ví như là “cánh tay đắc lực” của giám đốc nhân sự trong việc xem xét, đánh giá và có những quyết định chiến lược đúng đắn trong quá trình tuyển dụng, đào tạo phát triển và quản lý nguồn lực trong công ty. Thông quan việc quan sát, đo lường tình hình, họ sẽ có những nhận xét nhất định qua đó triển khai kế hoạch phù hợp cho sự phát triển lâu dài của công ty, đóng góp vai trò quan trọng trong việc kết nối bộ cấp cao đến đội ngũ nhân viên.

Nhân viên hành chính – nhân sự

Nhân viên hành chính – nhân sự có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề của nhân viên trong công ty về mặt hành chính. Thông qua việc cập nhật và lưu giữ dữ liệu của các cá nhân lao động trong công ty để có những xây dựng, sắp xếp hợp lý.

Bên cạnh việc theo dõi các giấy tờ và quản lý hợp đồng lao đồng của toàn bộ nguồn nhân sự trong công ty, nhân viên quản trị hành chính – nhân sự còn đảm nhận các đầu việc liên quan đến các sự kiện nội bộ, gắn kết, xây dựng tình cảm giữa các thành viên trong công ty và hỗ trợ bộ phận kế toán hoàn thiện bảng lương.

Tham khảo khóa học hành chính – nhân sự

Chuyên viên tuyển dụng

Đây có vẻ là người các ứng viên thường “chạm trán” trong thời gian xin việc. Đây là người theo dõi cả quá trình tuyển dụng, xem xét, lựa chọn hồ sơ của các ứng viên và báo cáo lên phía trưởng phòng. Và đây cũng là người sẽ thông báo kết quả tuyển dụng đến các ứng viên tham gia, giám sát và đánh giá từng ứng viên xuyên suốt quãng thời gian làm việc ở công ty.

Chuyên viên đào tạo nội bộ

Chuyên viên đào tạo nội bộ là người tham gia trực tiếp vào quá trình đào tạo, phát triển nguồn lực của doanh nghiệp thông qua việc tổ chức đào tạo, theo sát, đánh giá nguồn nhân sự.

Vị trí này cần nắm rõ chuyên môn cao cũng như nắm vững kỹ năng sư phạm tốt để có thể triển khai đào tạo đem lại hiệu quả cao.

Tham khảo khóa học Kỹ năng đào tạo nhân viên.

Chuyên viên tiền lương và phúc lợi

Những vấn đề liên quan đến tiền lương, phúc lợi đều do các chuyên viên tiền lương và phúc lợi của công ty đảm nhận. Các chuyên viên phải quản lý và đảm bảo được sự công bằng, đúng hạn về việc lương bổng cho từng nhân viên. Đồng thời là người giải đáp, hỗ trợ người nhân viên các vấn đề phúc lợi và lương thưởng trong công ty.

Các khóa học về nhân sự tại iRTC

Ban nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng do đó để có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ thì nhân viên trong ban nhân sự phải nắm vững chuyên môn, có kinh nghiệm xử lý tình huống, biết cách quản lý con người và đặc biệt là có tư duy về nhân sự.

Là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp các chương trình tư vấn và đào tạo cho doanh nghiệp, các khóa học về nhân sự tại iRTC luôn được đánh giá cao về chuyên môn và tính thực tiễn.

Để đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực nhân sự của doanh nghiệp cũng như học viên, iRTC thường xuyên khai giải các khóa đào tạo về nhân sự với sự giảng dạy của các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm điều hành nhân sự tại các doanh nghiệp.

Các khóa học về nhân sự hiện tại của iRTC:

• Khóa học quản trị nhân sự 4.0
• Khóa học hành chính nhân sự
• Khóa học kỹ năng quản lý con người
• Khóa học xây dựng quy trình
• Khóa học KPI – xây dựng hệ thống KPI
• Khóa học kỹ năng giám sát
• Khóa học kỹ năng đào tạo nhân viên
• Kỹ năng Lập và quản lý hồ sơ tài liệu

Ngoài các khóa học trên, iRTC cũng thường xuyên xây dựng các chương trình đào tạo về nhân sự theo yêu cầu của doanh nghiệp theo hình thức đào tạo riêng cho doanh nghiệp (đào tạo Inhouse).

Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi về chủ đề ban nhân sự là gì, quý bạn đọc đã hiểu thêm về ban nhân sự, nhiệm vụ của ban nhân sự cũng như cơ cấu của ban nhân sự. Để được tư vấn thêm về các chương trình tư vấn cũng như các khóa đào tạo về nhân sự phù hợp, quý bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp với iRTC qua Hotline 0902 419 079 hoặc để lại lời nhắn và đội ngũ của iRTC sẽ liên hệ lại.