Quản lý vận hành là gì? Các phương pháp quản lý vận hành phổ biến

Đằng sau mỗi sản phẩm hoàn chỉnh hay một dịch vụ được triển khai đúng hạn là cả một hệ thống phối hợp nhịp nhàng giữa con người, máy móc, quy trình và thông tin. Khi mọi hoạt động bên trong tổ chức được vận hành một cách hiệu quả, linh hoạt và nhất quán, thì vai trò của hệ thống “điều phối” tổng thể với tư duy chiến lược cùng khả năng kiểm soát chi tiết là trở nên không thể thiếu. Đó cũng chính là nền tảng cho việc hình thành và phát triển một cơ chế quản lý vận hành hiệu quả. Nhưng liệu bạn đã thực sự hiểu rõ “quản lý vận hành là gì”, gồm những yếu tố nào và có vai trò ra sao trong sự phát triển bền vững của tổ chức chưa? Hãy cùng đi vào khám phá trong bài viết dưới đây.

Quản lý vận hành là gì?

Quản lý vận hành (Operations Management) là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát toàn bộ các hoạt động có liên quan đến việc tạo ra và phân phối sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức. Đây là một chức năng quản lý cốt lõi, giúp đảm bảo rằng các nguồn lực như nhân lực, thiết bị, công nghệ và quy trình được sử dụng một cách hiệu quả nhằm tạo ra giá trị cho khách hàng và tổ chức.

Về bản chất, quản lý vận hành là một quá trình mang tính hệ thống, chiến lược và liên kết đa chiều, giúp tổ chức kiểm soát tốt các hoạt động nội bộ nhằm đạt được mục tiêu chung. Nó không chỉ tập trung vào việc “làm cho mọi thứ vận hành” mà còn nhấn mạnh đến hiệu quả, cải tiến liên tục và khả năng thích ứng với thay đổi.

Ví dụ: Nhà máy sản xuất xe máy cần lập kế hoạch sản xuất, sắp xếp dây chuyền lắp ráp, kiểm soát chất lượng từng bộ phận, quản lý tồn kho linh kiện và điều phối nhân công theo từng ca. Khi đó, quản lý vận hành ở đây sẽ bao gồm việc: Thiết kế quy trình, cân đối nguồn lực và đảm bảo tiến độ giao hàng.

Những yếu tố cốt lõi trong quản lý vận hành

Sự vận hành của doanh nghiệp không đến từ một yếu tố đơn lẻ mà là kết quả của sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều thành phần liên quan. Mỗi yếu tố đều giữ một vai trò riêng biệt nhưng có mối liên hệ chặt chẽ, tạo nên một hệ thống thống nhất và linh hoạt. Dưới đây là 5 yếu tố cốt lõi đóng vai trò nền tảng trong mọi hệ thống vận hành chuyên nghiệp và hiệu quả:

Con người (Nhân sự)

Nhân sự là trung tâm của mọi hoạt động vận hành. Từ quản lý cấp cao đến nhân viên trực tiếp sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ, mỗi cá nhân đều góp phần vào hiệu quả tổng thể.

Để tối ưu hiệu quả nhân lực, doanh nghiệp cần chú trọng đến:

• Tuyển dụng đúng người, đúng vị trí
• Đào tạo kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm
• Xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý
• Khuyến khích tinh thần hợp tác, cải tiến và chủ động trong công việc

Quy trình (Process)

Quy trình là xương sống của hệ thống vận hành. Các bước thực hiện công việc cần được chuẩn hóa, rõ ràng, có thể lặp lại và dễ theo dõi.

Một quy trình tốt sẽ:

• Giảm thiểu sai sót và lãng phí
• Tăng tính nhất quán trong sản phẩm/dịch vụ
• Dễ dàng kiểm soát, đo lường và cải tiến

Quản lý vận hành hiệu quả đồng nghĩa với việc liên tục rà soát và tối ưu quy trình để nâng cao hiệu suất.

Khai giảng: Khóa học Xây dựng quy trình

Tài nguyên và thiết bị

Bao gồm máy móc, công nghệ, phần mềm, nguyên vật liệu, cơ sở hạ tầng và các tài nguyên hỗ trợ sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ. Việc sử dụng tài nguyên hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn giảm thiểu rủi ro gián đoạn trong vận hành. Do đó, cần:

• Đảm bảo tài nguyên luôn trong tình trạng sẵn sàng
• Kiểm soát tồn kho hợp lý
• Đầu tư vào công nghệ phù hợp để tăng năng suất

Thông tin và dữ liệu

Trong thời đại số, thông tin là yếu tố không thể thiếu. Hệ thống quản lý vận hành hiện đại cần dựa trên dữ liệu thời gian thực và phân tích chính xác để đưa ra quyết định đúng đắn.

Vai trò của thông tin bao gồm:

• Dự báo nhu cầu
• Quản lý hiệu suất hoạt động
• Hỗ trợ điều chỉnh quy trình kịp thời
• Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chiến lược có cơ sở

Khách hàng

Tất cả hoạt động vận hành cuối cùng đều nhằm hướng đến tạo ra giá trị cả hai bên từ trong (nội bộ) đến bên ngoài (người tiêu dùng). Hiểu rõ nhu cầu khách hàng và phản hồi từ thị trường giúp doanh nghiệp điều chỉnh vận hành để:

• Đáp ứng kỳ vọng tốt hơn
• Nâng cao mức độ hài lòng
• Gia tăng khả năng cạnh tranh và giữ chân khách hàng lâu dài

Tổng hòa của các yếu tố trên không chỉ tạo nên một hệ thống vận hành ổn định mà còn là nền tảng để doanh nghiệp phát triển bền vững. Khi mọi yếu tố được quản lý và gắn kết chặt chẽ, tổ chức sẽ có thể phản ứng linh hoạt trước những thay đổi, tối ưu hiệu suất và nâng cao giá trị cung cấp cho thị trường. Đây cũng chính là chìa khóa để chuyển hóa hoạt động vận hành từ “thực hiện công việc” sang “tạo ra lợi thế cạnh tranh”.

Các phương pháp quản lý vận hành phổ biến

Nhu cầu khách hàng ngày càng đa dạng, buộc các doanh nghiệp phải sản xuất nhanh đi kèm với sản xuất thông minh. Do đó, hệ thống vận hành ngoài hoạt động hiệu quả thì còn cần phải có sự linh hoạt, thích ứng nhanh chóng và luôn trong trạng thái cải tiến. Chính vì vậy, ứng dụng phương pháp quản lý vận hành phù hợp sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh.

Lean Manufacturing (Sản xuất tinh gọn)

Tập trung vào việc loại bỏ các hoạt động không tạo ra giá trị (waste) trong quy trình sản xuất, Lean đã tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu suất. Doanh nghiệp áp dụng phương pháp này cần lưu ý tuân theo các nguyên tắc chính như sau:

• Cắt giảm lãng phí (thời gian chờ, di chuyển, tồn kho, v.v.)
• Tối ưu hóa quy trình làm việc
• Trao quyền và cải tiến liên tục tại từng khâu sản xuất

Ngoài lĩnh vực sản xuất, Lean còn phù hợp với dịch vụ, bán lẻ và logistics.

Six Sigma (Giảm thiểu sai sót bằng dữ liệu)

Đây là phương pháp quản lý chất lượng dựa trên dữ liệu và thống kê, nhằm giảm thiểu lỗi sai đến mức gần như bằng không (3.4 lỗi/triệu cơ hội). Phương pháp này thường sử dụng chu trình DMAIC (Define – Measure – Analyze – Improve – Control) để:

• Xác định vấn đề
• Đo lường hiệu suất hiện tại
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ
• Đề xuất và triển khai giải pháp
• Kiểm soát để duy trì kết quả

Kaizen (Cải tiến liên tục)

Kaizen là triết lý quản lý xuất phát từ Nhật Bản, nhấn mạnh việc thực hiện những cải tiến nhỏ, đều đặn, mỗi ngày trong mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Qua đó khuyến khích:

• Mỗi nhân viên đều tham gia đóng góp ý tưởng cải tiến
• Cải tiến không ngừng, thay vì chờ đợi đột phá lớn
• Tập trung vào con người và văn hóa đổi mới

Kaizen đặc biệt phù hợp với môi trường sản xuất, dịch vụ và chăm sóc khách hàng.

Just-In-Time (JIT)

JIT là chiến lược quản lý tồn kho hiệu quả, trong đó nguyên vật liệu chỉ được mua và sản xuất khi cần thiết, đúng số lượng, đúng thời điểm. Với ưu điểm:

• Giảm chi phí lưu kho
• Tối ưu hóa dòng tiền
• Tránh lãng phí do hàng tồn hoặc sản xuất thừa

Tuy nhiên, khi áp dụng phương pháp này thì chuỗi cung ứng phải cực kỳ ổn định và linh hoạt.

Quản lý theo chuỗi giá trị (Value Chain Management)

Dựa trên mô hình chuỗi giá trị của Michael Porter, với mục tiêu tối ưu từng hoạt động trong chuỗi từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng. Quản lý theo chuỗi giá trị giúp:

• Nhận diện rõ ràng từng mắt xích tạo ra giá trị
• Cắt giảm hoạt động không cần thiết
• Tăng tính kết nối giữa các phòng ban để phục vụ khách hàng hiệu quả hơn

Tham khảo: Khóa học VSM

Ứng dụng hệ thống ERP

Với hệ thống phần mềm tích hợp, giúp liên kết dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận như kế toán, nhân sự, sản xuất, bán hàng, kho vận... ERP nổi bật với các lợi ích gồm:

• Tăng tính minh bạch trong quản trị
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu đồng bộ
• Tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu sai sót trong vận hành

ERP thường được triển khai ở các doanh nghiệp vừa và lớn nhằm chuẩn hóa toàn bộ hoạt động.

Agile

Agile thường được áp dụng trong lĩnh vực công nghệ thông tin và phát triển sản phẩm. Nó nhấn mạnh tính thích ứng, phản hồi nhanh với thay đổi và sự cộng tác chặt chẽ giữa các bên liên quan. Qua đó có thể:

• Rút ngắn chu kỳ phát triển sản phẩm
• Tăng tính linh hoạt trong quản lý dự án
• Thử nghiệm và cải tiến liên tục dựa trên phản hồi thực tế

Scrum

Là một Framwork nằm trong phương pháp Agile, tập trung vào chia nhỏ công việc thành các vòng lặp ngắn (Sprint) để dễ kiểm soát và điều chỉnh. Scrum phù hợp với môi trường cần phát triển sản phẩm nhanh và có tính thay đổi cao, giúp:

• Tăng khả năng kiểm soát tiến độ và chất lượng
• Thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và minh bạch
• Nhanh chóng phát hiện và khắc phục vấn đề

TQM (Total Quality Management)

Chú trọng vào cải tiến liên tục, hướng đến khách hàng và sự tham gia của toàn bộ tổ chức. TQM không chỉ tập trung vào sản phẩm mà còn nâng cao toàn bộ quy trình. Khi áp dụng nó, tổ chức sẽ:

• Cải thiện chất lượng ở mọi khâu và mọi cấp độ
• Xây dựng văn hóa lấy khách hàng làm trung tâm
• Gia tăng sự gắn kết và trách nhiệm của nhân viên

Quản lý theo mục tiêu (MBO)

Phương pháp này quản lý mục tiêu được xác lập rõ ràng giữa cấp trên và cấp dưới, tạo ra sự cam kết và định hướng chung. MBO nhấn mạnh vai trò của đo lường hiệu suất và phản hồi thường xuyên. Giúp doanh nghiệp:

• Tăng cường sự đồng thuận và trách nhiệm cá nhâ
• Liên kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu tổ chức
• Đo lường và cải thiện hiệu quả công việc dựa trên kết quả cụ thể

MRP (Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu)

Thông qua hỗ trợ tính toán chính xác nhu cầu nguyên vật liệu, MRP giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ vật tư sản xuất mà không bị dư thừa tồn kho. Triển khai MRP, doanh nghiệp có thể:

• Giảm lãng phí và tồn kho dư thừa
• Đảm bảo đúng tiến độ sản xuất nhờ có nguyên liệu đúng lúc
• Tăng tính chính xác trong hoạch định và lập kế hoạch

MBE (Doanh nghiệp vận hành dựa trên mô hình số)

Thông qua mô hình 3D kỹ thuật số thay vì tài liệu truyền thống, MSE giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời sản phẩm. Được áp dụng trong công nghiệp và sản xuất công nghệ cao, MBE mang lại:

• Độ chính xác cao và khả năng kiểm soát thông tin kỹ thuật
• Rút ngắn thời gian thiết kế, sản xuất và kiểm tra
• Tăng tính kết nối và cộng tác giữa các bộ phận kỹ thuật, sản xuất và chất lượng

Có thể thấy, mỗi phương pháp đều mang trong mình triết lý và công cụ riêng, phù hợp với đặc điểm, quy mô và mục tiêu khác nhau của từng doanh nghiệp. Việc chọn đúng phương pháp, đúng thời điểm và không ngừng cải tiến sẽ giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh chóng với sự thay đổi liên tục từ môi trường kinh doanh.

Tất cả những yếu tố của quản lý vận hành đều góp phần vào tạo dựng lên nền tảng vững chãi cho sự phát triển của tổ chức. Khi hiểu rõ và có được cái nhìn toàn diện về bức tranh vận hành, hy vọng rằng bạn đọc sẽ có thể  xây dựng được những chiến lược quản lý phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình. Từ đó, đưa doanh nghiệp của mình vươn lên mạnh mẽ và phát triển dài lâu.