Đằng sau mỗi tiêu chuẩn ISO, là một hệ thống quy trình vận hành tinh gọn và hiệu quả, không chỉ mang lại sự ổn định mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của mỗi doanh nghiệp. Và bí mật đằng sau sự thành công này chính là khả năng hình dung hóa thông qua lập lưu đồ quy trình theo ISO. Không chỉ minh họa rõ nét tính nhất quán trong hoạt động, lưu đồ này còn đóng vai trò thiết yếu trong việc tối ưu hóa và cải tiến các quy trình nội bộ, mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững. Vậy làm thế nào để vẽ được một lưu đồ quy trình theo ISO một cách chính xác? Hãy cùng khám phá câu trả lời trong phần nội dung dưới đây để hiểu rõ hơn về các lưu đồ quy trình và từng bước vẽ lưu đồ hiệu quả!
Lưu đồ quy trình là gì?
Lưu đồ quy trình (Flowchart) là một dạng biểu diễn bằng đồ hình học giúp diễn tả tổng quan các bước trong quy trình hoạt động. Các bước này được minh họa theo trật tự logic, kèm theo mối quan hệ giữa chúng, tạo nên một cái nhìn tổng thể và dễ dàng tiếp cận về quá trình công việc.
Mục đích của vẽ lưu đồ quy trình
Mục đích của lưu đồ quy trình theo ISO không chỉ là mô phỏng các bước công việc mà còn mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, nó giúp cho các bên liên quan mô tả quy trình một cách rõ ràng, dễ hiểu, giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và tuân thủ. Đồng thời xác định các điểm kiểm soát quan trọng, phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng bước, và hỗ trợ việc phân tích để cải tiến quy trình, loại bỏ điểm nghẽn và lãng phí. Qua đó, giao tiếp và hiểu biết giữa các bộ phận được tăng cường, hiệu suất công việc cũng được nâng lên đáng kể. Đây cũng là công cụ hữu ích trong việc đào tạo nhân viên và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO.
Các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ quy trình
Các ký hiệu phổ biến trong lưu đồ quy trình gồm:
-
Hình oval: Biểu thị điểm bắt đầu hoặc kết thúc 1 quy trình.
-
Hình chữ nhật: Biểu diễn các bước thực hiện/ xử lý trong quy trình sản xuất.
-
Hình thoi: Biểu diễn điểm xem xét/ kiểm tra và đưa ra quyết định (Yes/No).
-
Hình bình hành: Biểu diễn dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra (Hóa đơn, phiếu thu,...).
-
Hình chữ nhật nghiêng: Biểu diễn tài liệu, hồ sơ hoặc chứng từ.
-
Tam giác ngược: Biểu thị lưu kho nguyên vật liệu.
-
Hình chữ nhật chia đôi: Biểu thị lựa chọn phương án.
-
Mũi tên một chiều: Cho thấy quan hệ một chiều giữa các bước trong quy trình.
-
Mũi tên hai chiều: Biểu thị mối quan hệ hai chiều giữa các bước trong quy trình.
Mỗi kí hiệu đều mang lại nhiều lợi ích quan trọng, nó biểu diễn trực quan các bước và luồng xử lý trong một quy trình, giúp đảm bảo tính thống nhất và dễ hiểu để mọi người, từ nhân viên nội bộ đến đối tác bên ngoài đều có thể nắm bắt và hiểu rõ nội dung quy trình nhanh chóng. Thêm vào đó, nó còn làm tăng khả năng tương thích khi chia sẻ lưu đồ giữa các nhóm hoặc sử dụng trong các phần mềm hỗ trợ vẽ lưu đồ.
Tham khảo: Khóa học kỹ năng xây dựng quy trình.
Một số lưu đồ quy trình phổ biến trong ISO
Một trong những công cụ giúp tổ chức hiện thực hóa hiệu quả và chất lượng chính là lưu đồ quy trình. Dưới sự phát triển không ngừng của các tiêu chuẩn và phương pháp quản lý chất lượng, nó đã hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc đưa ra quyết định cải tiến phù hợp và hiệu quả. Dưới đây là một số lưu đồ quy trình phổ biến mà các doanh nghiệp có thể tham khảo.
Lưu đồ quy trình sản xuất
-
Giúp mô phỏng các bước từ khi nhận nguyên liệu đầu vào cho đến khi hoàn thành sản phẩm cuối cùng, thường dùng để giám sát quá trình sản xuất và cải tiến chất lượng sản phẩm.
-
Đảm bảo mọi bước sản xuất đều được thực hiện theo tiêu chuẩn chất lượng, giúp doanh nghiệp dễ dàng phát hiện vấn đề trong quy trình sản xuất và cải tiến, cũng như tăng cường hiệu quả làm việc bằng cách chuẩn hóa các bước.
Lưu đồ quy trình quản lý tài liệu
-
Quản lý và kiểm soát việc tạo, sửa đổi, phê duyệt, lưu trữ và phân phối tài liệu trong tổ chức. Doanh nghiệp có thể áp dụng lưu đồ này để duy trì sự nhất quán và hiệu quả trong quản lý tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001.
-
Giảm thiểu rủi ro về tài liệu lỗi thời, không chính xác hoặc bị mất cắp. Đồng thời đảm bảo mọi tài liệu liên quan đến quy trình đều dễ dạng truy xuất khi cần thiết.
Lưu đồ quy trình đánh giá rủi ro
-
Khi doanh nghiệp muốn quản lý và ứng phó với các tình huống rủi ro liên quan tới hoạt động kinh doanh, việc áp dụng lưu đồ quy trình đánh giá rủi ro trong ISO 31000 sẽ giúp mang lại thế chủ động, từ đó bảo vệ tài sản và nâng cao khả năng cạnh tranh.
-
Cung cấp cái nhìn toàn diện về các nguy cơ tiềm ẩn, đánh giá mức độ ảnh hưởng để lên kế hoạch phòng ngừa rủi ro hiệu quả. Cùng với đó là cải thiện khả năng phản ứng và giảm thiểu thiệt hại khi sự cố xảy ra.
Lưu đồ quy trình đào tạo
-
Mô phỏng các bước trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển. Doanh nghiệp có thể dựa vào đây để tạo ra quy trình đào tạo chuẩn hóa, nâng cao hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.
-
Đáp ứng đầy đủ việc tiếp nhận kiến thức và kỹ năng cần thiết của mọi nhân viên, giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân lực chất lượng, cải thiện quá trình phát triển nhân viên một cách có hệ thống và khoa học.
Tùy vào lĩnh vực và nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp, việc lựa chọn các loại lưu đồ phù hợp sẽ giúp tuân thủ yêu cầu từ phía tiêu chuẩn ISO, đạt được hiệu quả vượt trội và phát triển bền vững trong tương lai. Tuy nhiên, để khai thác tối đa giá trị của lưu đồ quy trình, trước tiên, doanh nghiệp cần nắm vững cách xây dựng và vẽ lưu đồ theo đúng tiêu chuẩn ISO.
8 bước vẽ lưu đồ quy trình theo ISO
Sở hữu một hệ thống lưu đồ bài bản, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để quản lý, cải tiến và nâng cao năng lực cạnh tranh trong môi trường đầy thách thức. Dẫu vậy, để vẽ được một quy trình đáp ứng đúng tiêu chuẩn và hiệu quả trong thực tế, các tổ chức cần tuân theo một quy trình chi tiết và chặt chẽ. Sau đây là các bước xây dựng lưu đồ theo ISO, giúp đảm bảo được tính minh bạch cùng khả năng ứng dụng cao.
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi của lưu đồ
Đặt câu hỏi để xác định rõ mục tiêu của lưu đồ:
-
Quy trình này nhằm mục đích gì?
-
Đầu vào (Input) và đầu ra (Ouput) của quy trình là gì?
-
Các bước chính yếu hoặc các giai đoạn quan trọng nào cần được thể hiện?
Đồng thời, cần xác định phạm vi và giới hạn của quy trình để tránh vẽ lưu đồ quá phức tạp hoặc lạc đề. Đây là nền tảng quan trọng để đảm bảo lưu đồ ở mức độ phù hợp và phản ánh chính xác thực tế.
Bước 2: Thu thập thông tin
Thu thập dữ liệu chi tiết từ các bộ phận liên quan sẽ giúp cho thông tin được đầy đủ và chính xác trước khi chuyển sang bước tiếp theo. Điều này bao gồm việc trò chuyện, khảo sát hoặc làm việc trực tiếp với các nhân viên thực hiện quy trình, vì chính họ là người hiểu rõ nhất những bước công việc, mối quan hệ giữa các phần trong quy trình và những yếu tố thường gây ra sai lệch hoặc tắc nghẽn.
Bước 3: Phân tích quy trình
Sau khi có được thông tin cần thiết, bước tiếp theo là phân tích các dữ liệu đã thu thập với mục đích tìm hiểu rõ hơn về từng bước trong quy trình. Từ đó doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định các quyết định quan trọng, điểm giao nhau giữa các bộ phận hoặc các yếu tố liên quan có thể ảnh hưởng đến kết quả. Ngoài ra, phân tích kỹ lưỡng còn giúp xây dựng lưu đồ phản ánh đúng dòng chảy công việc, tránh sai sót và thiếu sót.
Bước 4: Sử dụng ký hiệu tiêu chuẩn và đơn giản hóa
ISO có quy định rõ các ký hiệu chuẩn trong lưu đồ (hình oval, hình chữ nhật, hình thoi, mũi tên,...) để đảm bảo tính nhất quán. Dù là vậy, trong thực tế khi áp dụng cũng cần giữ lưu đồ ở mức đơn giản, dễ hiểu để mọi nhân viên có thể vận hành tốt mà không gặp khó khăn.
Bước 5: Thiết kế lưu đồ
Đây là bước chuyển từ ý tưởng và phân tích sang thực tế. Bắt đầu vẽ lưu đồ bằng cách đặt các bước theo trình tự logic từ trên xuống hoặc từ trái qua phải. Sử dụng các ký hiệu đã chọn để minh họa từng phần, kết nối chúng bằng các mũi tên nhằm thể hiện dòng chảy của quy trình. Lưu ý rằng, khi thiết kế doanh nghiệp cần đảm bảo lưu đồ rõ ràng, gọn gàng và tránh chồng chéo thông tin.
Bước 6: Kiểm tra và rà soát
Tiến hành kiểm tra lại với các bên liên quan nhằm xác nhận tính chính xác, qua đó chắc chắn rằng tất cả các ước đều phản ánh đúng với thực tế, không bị thiếu hoặc nhầm lẫn. Giai đoạn này cùng là cơ hội để thu thập góp ý để cải thiện lưu đồ trước khi đưa vào sử dụng.
Bước 7: Cập nhật và tối ưu hóa
Lưu đồ không phải là tài liệu cố định. Khi doanh nghiệp phát triển hoặc thay đổi thì cần cập nhập lưu đồ để phản ánh kịp thời những thay đổi này. Cùng với đó, khi thông qua theo dõi và đánh giá thường xuyên, lưu đồ có thể được tối ưu hóa để cải tiến hiệu suất và hiệu quả hoạt động.
Bước 8: Đảm bảo tính khả thi
Cuối cùng, để chắc chắn rằng lưu đồ không chỉ đúng về mặt lý thuyết mà còn có thể áp dụng hiệu quả trong thực tế, điều này đòi hỏi việc thử nghiệm trong môi trường làm việc thực tế. Qua đó, xác minh rằng các bước trên đã được hiểu đúng và có thể thực hiện hiệu quả bởi đội ngũ nhân viên.
Xây dựng lưu đồ theo tiêu chuẩn ISO không chỉ yêu cầu có hiểu biết sâu sắc về quy trình mà còn đòi hỏi tính tỉ mỉ cũng như khả năng phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận. Bên cạnh đó, nó còn là phương tiện hỗ trợ doanh nghiệp trên con đường phát triển lâu dài. Thông qua 8 bước này, các doanh nghiệp sẽ có thể tự tin triển khai và vận hành lưu đồ quy trình đạt chuẩn, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Khóa học Chuyên viên ISO
Nổi bật với chương trình đào tạo chuyên sâu và thực tiễn, khóa học “Chuyên viên ISO” của IRTC được thiết kế đặc biệt để trang bị cho học viên đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết trong việc quản lý và áp dụng các tiêu chuẩn ISO tại doanh nghiệp. Chương trình không chỉ tập trung vào lý thuyết mà còn hướng dẫn thực hành cách triển khai, đánh giá và cải tiến hệ thống quản lý tại doanh nghiệp, giúp học viên tự tin đảm nhiệm vai trò chuyên viên ISO chuyên nghiệp.
Chương trình khóa học bao gồm:
-
ISO 9001:2015: Hệ thống quản lý chất lượng, tập trung vào cải tiến quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng cường sự hài lòng của khách hàng.
-
ISO 14001:2015: Hệ thống quản lý môi trường, giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì các hoạt động bền vững, giảm thiểu tác động môi trường và tuân thủ pháp luật.
-
ISO 45001:2018: Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, đảm bảo môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu tai nạn lao động và các rủi ro nghề nghiệp.
Bên cạnh đó, IRTC còn cung cấp chương trình đào tạo ISO khác như ISO 22000, ISO 31000:2018,...
Với phương pháp giảng dạy cá nhân hóa cùng với sự đồng hành của đội ngũ chuyên môn, IRTC sẽ hỗ trợ học viên trong việc xây dựng chiến lược áp dụng ISO phù hợp với từng doanh nghiệp. Hãy tham gia ngay để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tiêu chuẩn quốc tế, qua đó đóng góp sâu rộng và nâng cao vị thế doanh nghiệp của bạn!
Kết luận
Vẽ lưu đồ quy trình theo ISO chính là bước đi cần thiết nhằm đảm bảo tuân thủ theo các yêu cầu chất lượng, nó cũng là nền tảng vững chắc cho các tổ chức trong việc tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, thành công không chỉ đến từ các quy trình đã vạch ra mà còn từ khả năng liên tục cải tiến, cũng như điều chỉnh nó theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Với những giá trị dài hạn mang lại, lưu đồ quy trình sẽ tạo ra một cơ chế linh hoạt, giúp các doanh nghiệp xây dựng chất lượng mạnh mẽ và tạo dựng bước đệm phát triển bền vững. Qua đó, hệ thống quản lý được nâng cao toàn diện cùng với vị thế cạnh tranh vững chắc trên thị trường hiện nay.
