Order Picking là gì? Vai trò của Order Picking

Trong lĩnh vực logistics và quản lý kho hàng, mỗi công đoạn đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hàng hóa được vận hành trơn tru từ kho đến tay khách hàng. Trong đó, Order Picking – hay còn gọi là quy trình lấy hàng theo đơn – được xem là một trong những bước then chốt, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng cũng như trải nghiệm của khách hàng cuối cùng. Dù chiếm tỷ trọng lớn về thời gian và chi phí trong vận hành kho, nhưng Order Picking lại thường bị nhiều doanh nghiệp xem nhẹ hoặc chưa tối ưu hóa đúng mức. Vậy Order Picking là gì? Quy trình này diễn ra như thế nào và đâu là những phương pháp phổ biến giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả lấy hàng trong kho? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

Order Picking là gì?

Order Picking (Lấy hàng theo đơn) được hiểu là quy trình lấy hàng trong kho dựa trên từng đơn đặt hàng cụ thể của khách hàng. Nói cách khác, đây là công đoạn mà nhân viên kho sẽ di chuyển đến các vị trí lưu trữ hàng hóa, chọn đúng sản phẩm, đúng số lượng theo yêu cầu của đơn hàng để chuẩn bị cho các bước đóng gói và giao hàng tiếp theo.

Dù nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế, Order Picking lại là một trong những khâu tốn nhiều thời gian và chi phí nhất trong vận hành kho. Bởi lẽ, mỗi lần lấy hàng, nhân viên phải di chuyển qua nhiều khu vực trong kho, kiểm tra mã sản phẩm, số lượng và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. Chỉ cần một sai sót nhỏ ở bước này cũng có thể dẫn đến giao thiếu hàng, sai sản phẩm, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.

Không chỉ dừng lại ở việc "lấy hàng", Order Picking còn là một mắt xích quan trọng trong toàn bộ chuỗi cung ứng, góp phần quyết định tốc độ xử lý đơn hàng và mức độ hài lòng của khách. Chính vì vậy, tối ưu hóa quy trình Order Picking là ưu tiên hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ như hiện nay.

Vai trò của Order Picking trong hoạt động kho và chuỗi cung ứng

Order Picking không chỉ đơn thuần là bước lấy hàng, mà còn giữ vai trò trọng yếu trong toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng. Đây là giai đoạn quyết định trực tiếp đến tốc độ hoàn thành đơn, độ chính xác của hàng hóa và chất lượng dịch vụ khách hàng. Một quy trình lấy hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian xử lý đơn, hạn chế tối đa các sai sót, từ đó tăng khả năng giao hàng đúng hẹn và nâng cao trải nghiệm mua sắm của khách hàng.

Ngược lại, nếu quy trình Order Picking vận hành thiếu khoa học, dễ xảy ra các vấn đề như lấy sai sản phẩm, giao thiếu hàng, hoặc trì hoãn đơn hàng, dẫn đến khiếu nại và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín doanh nghiệp. Đặc biệt trong bối cảnh thương mại điện tử bùng nổ, lượng đơn hàng tăng cao, việc tối ưu hóa quy trình lấy hàng lại càng trở nên cấp thiết để doanh nghiệp giảm chi phí vận hành và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay không ngừng cải tiến và ứng dụng công nghệ vào quy trình Order Picking nhằm gia tăng hiệu suất lao động, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo đơn hàng được thực hiện nhanh chóng, chính xác nhất.

Các phương pháp Order Picking phổ biến hiện nay

Tùy vào quy mô kho hàng, đặc thù sản phẩm và số lượng đơn hàng mỗi ngày, doanh nghiệp sẽ lựa chọn những phương pháp Order Picking khác nhau để tối ưu hóa hiệu quả vận hành. Dưới đây là một số phương pháp lấy hàng phổ biến được áp dụng rộng rãi hiện nay:

• Discrete Picking (Lấy từng đơn lẻ): Đây là phương pháp đơn giản nhất, trong đó nhân viên sẽ lấy hàng theo từng đơn đặt hàng riêng lẻ. Mỗi lần thực hiện, người lấy hàng chỉ tập trung vào một đơn duy nhất từ đầu đến cuối. Phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có số lượng đơn hàng ít, kho nhỏ, hoặc đơn hàng không quá phức tạp. Tuy nhiên, nếu khối lượng đơn tăng lên, cách làm này sẽ gây mất thời gian và giảm hiệu suất.
• Batch Picking (Lấy hàng theo lô): Batch Picking cho phép nhân viên gom nhiều đơn hàng cùng lúc, đặc biệt là các đơn có chung sản phẩm, để lấy hàng một lượt. Cách làm này giúp giảm thời gian di chuyển trong kho, tăng năng suất lấy hàng và hạn chế lặp lại các thao tác giống nhau. Phương pháp này phù hợp với những kho có nhiều đơn hàng nhỏ, lặp lại sản phẩm giống nhau.
• Zone Picking (Lấy theo khu vực): Với Zone Picking, kho được chia thành nhiều khu vực (zone), mỗi nhân viên phụ trách lấy hàng trong khu vực mình quản lý. Khi hoàn thành, các sản phẩm sẽ được tập kết lại để chuẩn bị đóng gói. Phương pháp này giúp giảm tải cho từng nhân viên, đồng thời hạn chế việc di chuyển quá nhiều trong kho, đặc biệt hiệu quả với những kho lớn, hàng hóa đa dạng.
• Wave Picking (Lấy hàng theo đợt): Wave Picking là sự kết hợp của Discrete, Batch và Zone Picking. Các đơn hàng sẽ được gom lại thành từng đợt (wave) dựa trên các tiêu chí như tuyến giao hàng, khung giờ xuất hàng, loại sản phẩm… Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát tiến độ, tối ưu thời gian và đồng bộ các bộ phận vận hành.
• Pick-to-Light / Voice Picking (Ứng dụng công nghệ): Đây là những phương pháp hiện đại, sử dụng công nghệ hỗ trợ như đèn báo (Pick-to-Light), hệ thống hướng dẫn bằng giọng nói (Voice Picking) hoặc thiết bị quét mã vạch. Những công nghệ này giúp nhân viên xác định nhanh vị trí, số lượng hàng hóa cần lấy, giảm thiểu sai sót và tăng tốc độ xử lý đơn hàng đáng kể.

Quy trình cơ bản của Order Picking

Dù áp dụng phương pháp nào, một quy trình Order Picking chuyên nghiệp và bài bản thường sẽ bao gồm các bước cơ bản sau:

• Tiếp nhận lệnh lấy hàng: Quá trình bắt đầu khi hệ thống quản lý kho (WMS) hoặc bộ phận điều phối gửi lệnh lấy hàng cho nhân viên kho. Lệnh này sẽ thể hiện đầy đủ thông tin đơn hàng như: mã sản phẩm, số lượng, vị trí lưu trữ trong kho… giúp người lấy hàng nắm rõ nhiệm vụ cần thực hiện.
• Di chuyển đến vị trí hàng hóa: Dựa trên sơ đồ kho hoặc hướng dẫn từ hệ thống, nhân viên bắt đầu di chuyển đến từng vị trí chứa hàng để thực hiện lấy hàng. Việc bố trí kho khoa học và hợp lý ở bước này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian di chuyển.
• Kiểm tra sản phẩm và số lượng: Tại từng vị trí, nhân viên kiểm tra kỹ mã hàng, đối chiếu số lượng theo yêu cầu để đảm bảo lấy đúng sản phẩm, đúng số lượng. Một số kho hiện đại sẽ kết hợp quét mã vạch hoặc RFID để hạn chế tối đa sai sót.
• Thực hiện lấy hàng: Sau khi kiểm tra, nhân viên tiến hành lấy hàng và xác nhận trên hệ thống hoặc phiếu lấy hàng. Nếu phát hiện thiếu hàng hoặc sai mã, nhân viên phải báo ngay để xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Chuyển hàng về khu vực đóng gói: Hàng sau khi lấy đủ sẽ được chuyển đến khu vực đóng gói. Tại đây, bộ phận đóng gói sẽ kiểm tra lại lần cuối, đảm bảo sản phẩm đúng yêu cầu trước khi chuyển sang bộ phận vận chuyển hoặc giao cho khách.

Lưu ý:

Ở mỗi bước trong quy trình trên, sự chính xác và cẩn thận là yếu tố then chốt giúp đảm bảo chất lượng đơn hàng. Một sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến thiếu hàng, sai sản phẩm hoặc trễ đơn, ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng.

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả Order Picking

Hiệu quả của quy trình Order Picking không chỉ phụ thuộc vào con người mà còn chịu tác động từ nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây là những yếu tố quan trọng quyết định tốc độ và độ chính xác của việc lấy hàng:

• Cách bố trí kho hàng: Kho hàng được sắp xếp khoa học, hợp lý giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận vị trí lưu trữ hàng hóa, giảm thời gian di chuyển và hạn chế sai sót. Các sản phẩm bán chạy nên được bố trí gần khu vực lấy hàng để tối ưu thời gian.
• Hệ thống quản lý kho (WMS): Một hệ thống quản lý kho hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác, hỗ trợ điều hướng nhân viên lấy hàng nhanh chóng, đồng thời hạn chế tối đa việc lấy nhầm, lấy thiếu hàng hóa.
• Trình độ và kỹ năng của nhân viên: Nhân viên có kinh nghiệm, được đào tạo bài bản sẽ nắm rõ sơ đồ kho, nhận diện sản phẩm nhanh và xử lý tình huống phát sinh tốt hơn. Đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất lấy hàng.
• Loại hàng hóa và đặc thù đơn hàng: Các sản phẩm có kích thước lớn, cồng kềnh hoặc dễ vỡ sẽ khiến việc lấy hàng trở nên phức tạp, mất nhiều thời gian hơn. Ngoài ra, những đơn hàng lẻ tẻ, sản phẩm đa dạng cũng ảnh hưởng đến tốc độ Order Picking.
• Ứng dụng công nghệ hỗ trợ: Công nghệ càng hiện đại, việc lấy hàng càng nhanh và chính xác. Các thiết bị như máy quét barcode, hệ thống Pick-to-Light, Voice Picking, RFID… giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả công việc đáng kể.

Xu hướng và công nghệ trong Order Picking hiện nay

Để tối ưu hóa quy trình Order Picking, ngày càng nhiều doanh nghiệp chú trọng đầu tư công nghệ và tự động hóa. Dưới đây là những xu hướng nổi bật:

• Ứng dụng Robot và xe tự hành (AGV): Các robot lấy hàng hoặc xe tự hành giúp giảm sức lao động cho con người, tăng độ chính xác và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng. Công nghệ này đặc biệt phù hợp với các kho hàng lớn hoặc trung tâm phân phối.
• Hệ thống quản lý kho WMS hiện đại: Các phần mềm WMS được tích hợp AI giúp phân tích dữ liệu, dự báo nhu cầu và đề xuất lộ trình lấy hàng tối ưu, từ đó tăng hiệu suất vận hành và giảm thiểu chi phí nhân sự.
• Công nghệ quét mã vạch, RFID: Sử dụng thiết bị quét mã hoặc RFID giúp xác định chính xác vị trí và tình trạng hàng hóa, giảm thiểu nhầm lẫn khi lấy hàng và hỗ trợ kiểm kê nhanh chóng, chính xác hơn.
• Pick-to-Light và Voice Picking: Các hệ thống đèn chỉ dẫn (Pick-to-Light) hoặc hướng dẫn bằng giọng nói (Voice Picking) giúp nhân viên lấy hàng nhanh, giảm sai sót, đặc biệt hiệu quả với các kho có lượng đơn hàng lớn và liên tục.
• Tự động hóa và tối ưu hóa quy trình: Xu hướng hiện nay là hướng tới kho hàng thông minh, tự động hóa tối đa, từ khâu nhận lệnh đến lấy hàng, đóng gói và giao hàng, giúp doanh nghiệp tăng tốc độ xử lý, tiết kiệm chi phí nhân sự và nâng cao độ chính xác.

Vai trò của 5S, Phân loại ABC và Công nghệ RFID trong việc cải thiện Order Picking

Để nâng cao hiệu quả của quy trình Order Picking, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng các phương pháp quản lý và công nghệ hiện đại như 5S, phân loại ABC và RFID. Những công cụ này không chỉ giúp rút ngắn thời gian lấy hàng mà còn giảm thiểu sai sót, tối ưu chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Phương pháp 5S – Tổ chức kho khoa học, tăng tốc độ lấy hàng

5S là phương pháp nổi tiếng trong quản lý kho, giúp duy trì không gian làm việc gọn gàng, sạch sẽ và ngăn nắp. Khi áp dụng vào kho vận:

• Hàng hóa được sắp xếp hợp lý, phân khu rõ ràng, dễ tìm, dễ lấy.
• Loại bỏ vật dụng, hàng tồn dư không cần thiết, giúp tối ưu không gian và giảm quãng đường di chuyển.
• Môi trường làm việc sạch sẽ, an toàn, giảm nguy cơ tai nạn trong quá trình lấy hàng.

Hiệu quả: Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót, tăng năng suất Order Picking.

Phân loại hàng hóa theo phương pháp ABC – Ưu tiên lấy hàng nhanh, giảm chi phí vận hành

Phân loại ABC dựa trên giá trị hoặc tần suất tiêu thụ của từng mặt hàng, cụ thể:

• Nhóm A: Sản phẩm bán chạy, giá trị cao, được bố trí ở vị trí gần, dễ tiếp cận nhất.
• Nhóm B: Hàng tiêu thụ ở mức trung bình.
• Nhóm C: Hàng ít bán, giá trị thấp, đặt ở vị trí xa hơn.

Hiệu quả: Giúp nhân viên tập trung vào những sản phẩm chủ lực, tối ưu hóa lộ trình di chuyển, rút ngắn thời gian lấy hàng và giảm chi phí nhân công.
Tham khảo: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho

Công nghệ RFID – Nâng cao độ chính xác, giảm rủi ro sai sót

RFID là công nghệ nhận diện bằng sóng vô tuyến, giúp:

• Tự động định vị chính xác vị trí hàng hóa trong kho.
• Quét nhanh số lượng, chủng loại hàng hóa mà không cần kiểm tra thủ công.
• Hạn chế tối đa sai sót khi lấy hàng như nhầm mã, thiếu số lượng.

Hiệu quả: Giúp quy trình Order Picking nhanh hơn, chính xác hơn, đồng thời giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.

Việc kết hợp 5S, phân loại ABC và ứng dụng công nghệ RFID vào hoạt động lấy hàng trong kho không chỉ giúp tăng tốc độ và độ chính xác của Order Picking, mà còn là bước đi quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực vận hành, tối ưu chi phí và gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Đây chính là những giải pháp hiện đại và thiết thực mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cân nhắc triển khai để cải thiện quy trình kho vận và tăng sức cạnh tranh trên thị trường. Có thể thấy, Order Picking là một trong những công đoạn quan trọng bậc nhất trong quy trình quản lý kho và vận hành chuỗi cung ứng. Một quy trình lấy hàng được tổ chức khoa học, tối ưu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí vận hành, đồng thời nâng cao độ chính xác và chất lượng phục vụ khách hàng.

Trong bối cảnh thương mại điện tử phát triển mạnh mẽ và nhu cầu mua sắm trực tuyến ngày càng tăng, việc đầu tư công nghệ, cải tiến quy trình Order Picking là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhu cầu của thị trường. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Order Picking là gì, vai trò của nó trong hoạt động logistics cũng như các phương pháp và xu hướng hiện đại trong việc tối ưu hóa quy trình này.