5S là gì? Quy trình thực hành và quản lý 5s

Sắp xếp ngăn nắp không chỉ giúp không gian làm việc trở nên sạch sẽ, thông thoáng mà còn tối ưu hóa được quy trình vận hành nhờ dễ dàng tìm kiếm và di chuyển. Từ triết lý đơn giản này, Nhật Bản đã phát triển phương pháp 5S, một công cụ mạnh mẽ giúp nâng cao năng suất, chuẩn hóa quy trình và hình thành văn hóa kỷ luật bền vững trong doanh nghiệp. Vậy đâu là yếu tố làm nên sự đặc biệt của 5S? Và làm cách nào để triển khai thành công nhằm mang lại giá trị lâu dài cho tổ chức? Hãy cùng đi vào tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

5S là gì?

5S là một phương pháp quản lý bắt nguồn từ Nhật Bản, được xây dựng dựa trên 5 từ tiếng Nhật bắt đầu bằng chữ "S": Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), và Shitsuke (Sẵn sàng). Phương pháp này ra đời từ nhu cầu cải tiến năng suất và chất lượng trong sản xuất của các doanh nghiệp Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai. Khi nguồn lực còn hạn chế, các công ty Nhật đã tìm cách tối ưu hóa môi trường làm việc để giảm lãng phí, tăng hiệu quả vận hành và tạo nên sự khác biệt về năng suất so với các nước phương Tây.

Điểm cốt lõi là 5S tổ chức không gian làm việc khoa học, chỉ giữ lại những vật dụng cần thiếst, sắp xếp chúng ở đúng vị trí và thường xuyên vệ sinh để duy trì môi trường sạch sẽ. Điều này giúp rút ngắn thời gian làm việc, giảm thiểu thao tác thừa, dễ dàng tìm kiếm đồ dùng và hạn chế sự cố kỹ thuật. Chính nhờ những điểm này mà 5S đã nhanh chóng chứng minh được giá trị và trở thành yếu tố cốt lõi trong triết lý sản xuất tinh gọn.

Lợi ích của 5S:

• Trong sản xuất: Tìm kiếm nguyên liệu hay thiết bị dễ gây tốn thời gian hoặc làm gián đoạn quy trình sản xuất. Khi đó, phương pháp 5S được dùng để sàng lọc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp khoa học, giúp công nhân dễ dàng tìm kiếm. Ngoài ra, điều này còn giúp tăng năng suất lao động và giảm nguy cơ tai nạn lao động.
• Trong doanh nghiệp: Môi trường làm việc trong doanh nghiệp được tổ chức hợp lý giúp tăng sự tập trung và làm việc hiệu quả. Hơn thế nữa, việc nhân viên cùng tuân thủ và duy trì các nguyên tắc 5S sẽ thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và tạo nên văn hóa doanh nghiệp kỷ luật. Từ đó, tăng sự gắn kết và cải thiện hiệu suất toàn bộ tổ chức.
• Trong y tế: 5S mang lại không gian làm việc sạch sẽ, thông thoáng, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thăm khám và điều trị. Sắp xếp khoa học giúp giảm thời gian tìm kiếm dụng cụ, hạn chế nhầm lẫn và giảm thiểu tình trạng mất tập trung trong các tình huống khẩn cấp. Đồng thời kiểm soát vật tư y tế, tránh lãng phí và đảm bảo quy trình sát khuẩn được thực hiện chặt chẽ và đảm bảo an toàn cho bệnh nhân.
• Trong quản lý chất lượng: 5S là nền móng xây dựng các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, 14001 hay Lean Manufacturing. Phương pháp này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy vấn đề bất thường và cải tiến để nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ.Hơn nữa, tinh thần tuân thủ và ý thức trách nhiệm cá nhân được xây dựng qua 5S chính là yếu tố giúp các tiêu chuẩn chất lượng được duy trì bền vững theo thời gian.
• Trong văn phòng: Mọi hồ sơ, tài liệu đều được sắp xếp khoa học theo 5S, tránh tình trạng mất mát hay lãng phí thời gian tìm kiếm. Cùng với đó là không gian sạch sẽ, thoáng đãng giúp giảm căng thẳng, kích thích tư duy và tăng cường năng lượng làm việc. Quan trọng hơn là mỗi nhân viên đều hình thành nên tư duy tổ chức và kỷ luật, từ đó cải thiện hiệu suất cá nhấn và góp phần vào thành công chung của công ty.

Quy trình thực hành 5S

Hiểu được ý nghĩa và giá trị của phương pháp 5S là một trong các điều kiện giúp thực hiện hiệu quả quy trình thực hành của nó trong doanh nghiệp. Khi đó, triển khai 5S sẽ được thực hiện theo từng thứ thứ tự chặt chẽ, với mỗi bước là nền tảng để duy trì và phát huy hiệu quả của bước tiếp theo.

Tham khảo khóa học: Đào tạo 5S.

Thứ tự thực hành quy trình 5s

Bước 1: Seiri (Sàng lọc)

Mục tiêu của bước này là loại bỏ những vật dụng không cần thiết khỏi không gian làm việc, chỉ giữ lại những thứ thực sự cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp giải phóng không gian, giảm nguy cơ mất an toàn và tránh lãng phí thời gian tìm kiếm đồ đạc.

• Phân loại vật dụng thành ba nhóm: cần thiết, không cần thiết và ít sử dụng.
• Loại bỏ hoặc lưu trữ vật dụng ít sử dụng ở khu vực riêng biệt.
• Đặt ra tiêu chí rõ ràng để xác định đồ vật cần giữ lại.

Bước 2: Seiton (Sắp xếp)

Sau khi đã sàng lọc, việc sắp xếp vật dụng một cách khoa học giúp công việc vận hành trơn tru hơn. Mỗi vật dụng nên có vị trí cố định và dễ nhận biết để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và hạn chế sai sót.

• Sắp xếp theo tần suất sử dụng: đồ dùng thường xuyên nên để ở vị trí dễ lấy.
• Gắn nhãn, ký hiệu hoặc đánh dấu vị trí để đảm bảo mọi người đều tuân thủ cách sắp xếp chung.
• Thiết lập quy tắc "lấy xong để lại đúng chỗ" để duy trì sự ngăn nắp.

Bước 3: Seiso (Sạch sẽ)

Vệ sinh nơi làm việc không chỉ giúp môi trường làm việc sạch sẽ mà còn là cơ hội để kiểm tra và phát hiện các bất thường trong thiết bị hoặc công cụ.

• Phân công khu vực vệ sinh cho từng cá nhân hoặc nhóm.
• Xây dựng lịch vệ sinh định kỳ, đảm bảo khu vực làm việc luôn sạch sẽ.
• Trong quá trình vệ sinh, chú ý kiểm tra tình trạng máy móc và ghi nhận các dấu hiệu bất thường.

Bước 4: Seiketsu (Săn sóc)

Khi đã hoàn thành ba bước đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các hoạt động để duy trì sự ổn định lâu dài. Đây là bước giúp duy trì kết quả đạt được và tạo ra sự nhất quán trong toàn tổ chức.

• Thiết lập quy trình, tiêu chuẩn cụ thể cho từng hoạt động.
• Tổ chức đào tạo định kỳ để đảm bảo mọi người đều hiểu và thực hiện đúng quy trình.
• Sử dụng bảng kiểm hoặc công cụ đánh giá để thường xuyên rà soát tình hình thực hiện 5S.

Bước 5: Shitsuke (Sẵn sàng)

Bước cuối cùng là xây dựng tinh thần tự giác và biến 5S thành thói quen trong văn hóa doanh nghiệp. Khi mọi nhân viên đều chủ động thực hiện 5S mà không cần nhắc nhở, đó chính là lúc doanh nghiệp thực sự thành công với phương pháp này.

• Khuyến khích tinh thần cải tiến liên tục, luôn tìm cách làm tốt hơn.
• Đưa 5S vào tiêu chí đánh giá nhân sự hoặc khen thưởng nội bộ.
• Tổ chức các cuộc thi hoặc sự kiện 5S để tăng tính gắn kết và khích lệ tinh thần làm việc nhóm.

Nguyên tắc thực hành 5S

Bên cạnh thực hành 5S theo thứ tự, việc tuân thủ và duy trì các nguyên tác trong môi trường làm việc sẽ giúp phương pháp này phát huy tối đa hiệu quả. Thông qua đó, tạo nên nền tảng văn hóa làm việc chủ động và có trách nhiệm:

• Nguyên tắc trực quan hóa: Mọi vật dụng, công cụ và khu vực làm việc nên được bố trí sao cho dễ dàng quan sát và nhận diện. Ví dụ, có thể đánh dấu vị trí dụng cụ bằng màu sắc hoặc ký hiệu, có bảng chỉ dẫn rõ ràng.
• Nguyên tắc tiết kiệm thời gian: Giảm thiểu thời gian tìm kiếm hoặc di chuyển nhờ sắp xếp khoa học. Các vật dụng thường dùng nên được đặt ở vị trí dễ lấy, trong khi những thứ ít sử dụng hơn có thể cất ở xa hơn nhưng vẫn đảm bảo thuận tiện khi cần.
• Nguyên tắc liên tục cải tiến: 5S không phải là công việc làm một lần rồi dừng lại, mà là quá trình cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên tổ chức đánh giá, kiểm tra và khuyến khích nhân viên đề xuất sáng kiến, nhằm nâng cao chất lượng môi trường.
• Nguyên tắc toàn diện: Tất cả nhân viên, từ lãnh đạo đến công nhân, đều phải tham gia vào quá trình thực hiện 5S. Mỗi người cần hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc duy trì 5S, cùng xây dựng và bảo vệ môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ.

Nghiêm túc tuân theo các nguyên tắc này sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất, giảm thiểu lãng phí và nuôi dưỡng tinh thần làm việc tích cực, giúp cho văn hóa tổ chức ngày càng vững mạnh.

Đánh giá 5S

Thời gian quá trình thực hành 5S diễn ra lâu dài, vì vậy việc đánh giá định kỳ là yếu tố không thể thiếu. Thông qua đánh giá, doanh nghiệp có thể xác định được mức độ tuân thủ, đem lại cơ hội phát hiện những điểm cần cải thiện và liên tục nâng cao chất luọng môi trường làm việc. Một hệ thống đánh giá chặt chẽ sẽ tạo nền tảng cho văn hóa cải tiến liên tục, giúp tổ chức ngày càng hoàn thiện và tiến bước xa hơn. Dưới đây là các hình thức mà doanh nghiệp có thể áp dụng theo dõi và duy trì kết quả thực hiện:

Kiểm tra nội bộ:

• Thành lập đội kiểm tra nội bộ: Phân công nhóm kiểm tra chịu trách nhiệm quan sát, ghi nhận tình trạng thực tế tại từng khu vực làm việc.
• Sử dụng bảng kiểm (checklist): Liệt kê các tiêu chí cụ thể theo từng bước của 5S để đánh giá chi tiết từng hạng mục.
• Đánh giá theo tiêu chuẩn rõ ràng: Đội kiểm tra so sánh tình trạng thực tế với tiêu chuẩn đã đặt ra để xác định mức độ tuân thủ.

Thang điểm đánh giá:

• Chấm điểm theo từng tiêu chí: Đánh giá từng hạng mục theo thang điểm (ví dụ: 1-5 điểm hoặc mức độ hoàn thành: Tốt, Đạt, Cần cải thiện).
• Phân loại kết quả: Dựa vào tổng điểm hoặc mức độ hoàn thành để phân loại kết quả đánh giá (Xuất sắc, Đạt yêu cầu, Chưa đạt).

Báo cáo phản hồi:

• Tổng hợp kết quả kiểm tra: Lập báo cáo chi tiết về tình trạng thực hiện 5S, bao gồm điểm mạnh, điểm yếu và các khu vực chưa đạt yêu cầu.
• Đưa ra khuyến nghị: Đội kiểm tra đề xuất các giải pháp khắc phục và kế hoạch hành động cụ thể để cải thiện các điểm chưa đạt.

Cải tiến liên tục:

• Họp đánh giá định kỳ: Tổ chức các cuộc họp phân tích kết quả đánh giá, thảo luận nguyên nhân và thống nhất phương hướng cải tiến.
• Khuyến khích sáng kiến: Xây dựng môi trường khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng để tối ưu hóa quá trình thực hiện 5S.

Khẩu hiệu 5S

Trong quá trình triển khai 5S, việc sử dụng khẩu hiệu không chỉ là hình thức mà còn là công cụ hữu hiệu giúp duy trì nhận thức và thúc đẩy tinh thần làm việc của đội ngũ nhân viên. Treo khẩu hiệu ở những vị trí dễ thấy nhằm nhắc nhở mọi người về tầm quan trọng của việc giữ gìn môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ và tinh thần cải tiến không ngừng.

Khẩu hiệu 5S thường sẽ mang những ý nghĩa sâu sắc như:

• Khuyến khích tính tự giác: Nhắc nhở nhân viên tự ý thức trong việc giữ gìn trật tự, vệ sinh nơi làm việc mà không cần giám sát liên tục.
• Thúc đẩy tinh thần đồng đội: 5S là nỗ lực tập thể, mỗi khẩu hiệu là lời kêu gọi cùng chung tay xây dựng và duy trì môi trường làm việc lý tưởng.
• Tạo động lực cải tiến: Những câu khẩu hiệu truyền cảm hứng giúp nhân viên luôn hướng tới sự hoàn thiện, không hài lòng với kết quả hiện tại mà không ngừng tìm cách làm tốt hơn.

Ví dụ một số khẩu hiệu thường thấy:

• 5S hôm nay, thành công ngày mai.
• 5S never rest
• Một phút cho 5S bằng một giờ tìm hồ sơ.

Quản lý 5S như thế nào?

Quản lý 5S giúp cho các hoạt động không chỉ dừng lại ở mức triển khai ban đầu mà còn thực hiện liên tục và cải tiến không ngừng. Nhưng để 5S thực sự ăn sâu vào văn hóa doanh nghiệp, thì cần có sự quản lý chặt chẽ từ đội ngũ lãnh đạo và sự đồng bộ của toàn bộ tổ chức.

Thành lập ban quản lý và xây dựng quy định thực hiện 5S

Triển khai 5S sẽ hiệu quả hơn khi có một đội ngũ chuyên trách giám sát và dẫn dắt quá trình thực hiện. Do đó, doanh nghiệp nên thành lập một ban quản lý 5S với các thành viên đại diện từ nhiều bộ phận khác nhau để đảm bảo sự đồng thuận và phối hợp nhịp nhàng. Việc phân công trách nhiệm rõ ràng sẽ giúp mỗi cá nhân hiểu được vai trò của mình, từ đó nâng cao ý thức tự giác trong việc duy trì 5S hàng ngày.

Xây dựng các tiêu chí 5S và hệ thống đánh giá rõ ràng

Xây dựng các tiêu chí đánh giá 5S không chỉ để hỗ trợ việc đánh giá hoạt động mà còn là cơ sở để doanh nghiệp quản lý tốt việc thực hiện 5S. Một bảng kiểm (checklist) chi tiết nên được thiết lập cho từng khu vực làm việc bao gồm các tiêu chí như mức độ sạch sẽ, sự ngăn nắp trong sắp xếp dụng cụ, hay khả năng duy trì các tiêu chuẩn đã thiết lập. Ngoài ra, sử dụng thang điểm (ví dụ: từ 1 đến 5) cho từng hạng mục sẽ giúp dễ dàng tổng hợp kết quả và phân loại mức độ thực hiện, từ đó doanh nghiệp có thể xác định những khu vực làm tốt và những điểm cần cải thiện.

Tổ chức kiểm tra và giám sát định kỳ

Các đợt kiểm tra định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng nhằm đảm bảo nhân viên luôn duy trì tinh thần thực hiện 5S. Bên cạnh đó, các đợt kiểm tra đột xuất cũng rất cần thiết để đánh giá mức độ thực hiện 5S trong trạng thái tự nhiên, không có sự chuẩn bị trước. Và sau mỗi lần kiểm tra, kết quả nên được tổng hợp thành báo cáo chi tiết, kèm theo hình ảnh thực tế nếu cần thiết, để làm cơ sở cho các quyết định cải tiến và điều chỉnh quy trình.

Đào tạo, truyền thông và xây dựng ý thức cho nhân viên

Truyền thông nội bộ là một trong các yếu tố hình thành thói quen thực hiện 5S. Chính vì vậy, doanh nghiệp có thể thông qua các buổi đào tạo định kỳ để giúp nhân viên hiểu sâu hơn về ý nghĩa của từng bước trong 5S, cũng như áp dụng vào công việc thực tế. Không thể thiếu bên cạnh đó là truyền thông qua bảng tin, poster hoặc các khẩu hiệu khuyến khích cũng là cách nhắc nhở và giữ vững tinh thần 5S mỗi ngày.

Khuyến khích cải tiến và khen thưởng để duy trì động lực

Xây dựng cơ chế thu thập ý kiến đóng góp từ nhân viên về các sáng kiến cải tiến không gian làm việc hoặc nâng cao hiệu quả thực hiện 5S. Những ý tưởng hay nên được đánh giá và áp dụng thực tế nếu phù hợp, đi kèm với đó là chính sách khen thưởng, vinh danh cá nhân hoặc phòng ban thực hiện xuất sắc sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ và lâu dài.

Qua những lợi ích thiết thực mà 5S mang lại khi được quản lý chặt chẽ và đồng bộ, giúp việc thực hiện phương pháp này trở nên hiệu quả và dễ dàng hơn bao giờ hết. Dù là vậy, nếu doanh nghiệp muốn để 5S thành công thì vẫn cần xem đây là một hành trình dài hạn, trong đó mỗi cá nhân đều là nhân tố quan trọng góp phần tạo nên thành công chung.

Cải tiến 5S dựa theo triết lý Kaizen

Áp dụng 5S không chỉ dừng lại ở việc thiết lập và duy trì, mà còn đòi hỏi sự cải tiến liên tục để bắt kịp với nhịp độ phát triển của doanh nghiệp. 5S và Kaizen là hai phương pháp bổ trợ chặt chẽ, tạo thành một hệ thống quản lý tối ưu, trong đó 5S làm nền tảng vững chắc cho các cải tiến, còn Kaizen giúp duy trì và phát triển những thành quả mà 5S mang lại. Để cải tiến 5S theo Kaizen, doanh nghiệp có thể áp dụng quy trình tuần hoàn gồm các bước như sau:

Quy trình cải tiến 5S theo Kaizen:

1. Phát hiện vấn đề: Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá hiện trạng 5S ở từng khu vực làm việc để phát hiện những bất cập như vị trí sắp xếp chưa hợp lý, dụng cụ khó tìm kiếm hoặc khu vực dễ phát sinh lãng phí.
2. Phân tích nguyên nhân: Sử dụng các công cụ phân tích như biểu đồ xương cá (Ishikawa), sơ đồ luồng giá trị hoặc kỹ thuật 5 Whys để tìm ra nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra giải pháp triệt để thay vì chỉ xử lý phần ngọn.
3. Đề xuát giải pháp cải tiến: Khuyến khích nhân viên tham gia đóng góp ý tưởng cải tiến. Mỗi giải pháp nên được đánh giá về tính khả thi, chi phí, và mức độ ảnh hưởng để chọn ra phương án tối ưu nhất.
4. Thực hiện thử nghiệm: Triển khai giải pháp cải tiến ở quy mô nhỏ để kiểm tra tính hiệu quả. Việc thử nghiệm giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện và điều chỉnh các điểm chưa phù hợp mà không ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
5. Đánh giá kết quả: Kết quả sau khi thử nghiệm cần được đo lường dựa trên các chỉ số cụ thể như thời gian tìm kiếm giảm bao nhiêu phần trăm, năng suất tăng lên thế nào, mức độ hài lòng của nhân viên ra sao,...
6. Tiêu chuẩn hóa và duy trì: Nếu giải pháp mang lại tích cực, doanh nghiệp cần tiêu chuẩn hóa thành quy trình mới và đào tạo nhân viên để đảm bảo duy trì lâu dài. Ngược lại, nếu chưa đạt hiệu quả như mong đợi, hãy quay lại bước phân tích để tiếp tục cải tiến.

 Việc cải tiến 5S theo Kaizen không chỉ giúp quy trình ngày càng hoàn thiện mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Phát hiện nhanh chóng và khắc phục kịp thời các vấn đề: Thường xuyên rà soát giúp xử lý những bất cập ngay khi phát sinh, hạn chế gián đoạn hoạt động.
• Tăng độ tham gia và tinh thần trách nhiệm của nhân viên: Nhân viên được khuyến khích đóng góp ý kiến, chủ động tìm giải pháp, từ đó cảm thấy gắn kết hơn với tổ chức.
• Duy trì và nâng cao hiệu suất lâu dài: Những điều chỉnh nhỏ, tích lũy theo thời gian sẽ tối ưu hóa không gian làm việc, giảm lãng phí và tăng năng suất tổng thể.

Cải tiến 5S theo triết lý Kaizen không chỉ là chiến lược tối ưu hóa quy trình mà còn là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Từng bước nhỏ khi được thực hiện liên tục, sẽ tích lũy thành những bước tiến lớn, giúp tổ chức hoàn thiện và gia tăng lợi thế cạnh tranh. Đi kèm với đó là văn hóa cải tiến đi sâu vào tư duy của từng nhân viên, điều này giúp cho doanh nghiệp khẳng định vị thế tiên phong trong cuộc đua về năng suất và chất lượng. Kết hợp 5S cùng Kaizen, sẽ trở thành nền tảng vững chắc giúp doanh nghiệp tiến xa trên hành trình phát triển dài hạn và bền vững.