6 Sigma là gì ?

Giữa vòng xoáy cạnh tranh gay gắt của thị trường hiện nay, việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ với mức độ hoàn hảo hay gần như tuyệt đối đang là mục tiêu hàng đầu của các doanh nghiệp. Và đó chính là lúc chúng ta cần đến một giải pháp mạnh mẽ như 6 Sigma để xoay chuyển tình thế, phương pháp này đã nhanh chóng phát huy hiệu quả trong nhiều lĩnh vực, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, cũng như sự hài lòng của khách hàng. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa nắm bắt và hiểu rõ về nội dung cũng như cách thức áp dụng 6 Sigma. Điều này khiến họ bỏ lỡ cơ hội cải thiện chất lượng và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Để mang đến câu trả lời rõ ràng và chi tiết hơn, hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về phương pháp này trong bài viết dưới đây.

6 Sigma là gì?

6 Sigma (hay Six Sigma) là một phương pháp quản lý chất lượng hiện đại, tập trung vào thiểu tối đa các lỗi trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Tên gọi "6 Sigma" được giới thiệu lần đầu vào năm 1980 bởi Motorola, một tập đoàn công nghệ hàng đầu của Mỹ. Trong đó, ký hiệu "6σ" thể hiện mục tiêu giảm thiểu sai sót đến mức tối ưu, nơi quy trình sản xuất đạt đến độ chính xác và hiệu quả cực cao. Hệ thống này không chỉ tập trung vào việc kiểm soát chất lượng mà còn giúp cải tiến liên tục bằng cách phân tích dữ liệu, loại bỏ lãng phí và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Chữ Sigma (σ) trong bảng chữ cái Hy Lạp được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kỹ thuật thống kê, biểu thị cho "độ lệch chuẩn" – một thước đo để đánh giá mức độ phân tán của dữ liệu xung quanh giá trị trung bình. Nhưng trong thực tế, nhiều doanh nghiệp thường đặt mục tiêu đạt mức 3 hoặc 4 Sigma trong các hoạt động sản xuất và cung cấp dịch vụ. Ở mức này, tỷ lệ lỗi tương ứng dao động từ khoảng 6.210 (3 sigma) đến 620 (4 sigma) trên một triệu cơ hội. Tuy nhiên để đạt đến 6 Sigma, nơi chỉ còn 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội – đòi hỏi quy trình phải được kiểm soát chặt chẽ, liên tục cải tiến và loại bỏ gần như hoàn toàn các yếu tố gây biến động.

Bên cạnh đó, 6 Sigma còn xây dựng một hệ thống các cấp bậc để đào tạo và phát triển năng lực cho nhân viên tham gia vào quy trình cải tiến. Các cấp bậc chính bao gồm:

• Yellow Belt: Dành cho những người mới bắt đầu tìm hiểu và tham gia hỗ trợ các dự án cải tiến 6 Sigma.
• Green Belt: Dành cho những cá nhân có kiến thức chuyên sâu hơn, trực tiếp tham gia thực hiện các dự án và phân tích dữ liệu.
• Black Belt: Cấp bậc cao nhất, dành cho các chuyên gia dẫn dắt dự án, chịu trách nhiệm lên kế hoạch, quản lý nhóm và đảm bảo kết quả đạt tiêu chuẩn 6 Sigma.

Hệ thống cấp bậc này giúp 6 Sigma trở thành không chỉ là một công cụ cải tiến, mà còn là một triết lý và chiến lược quản lý toàn diện, phù hợp cho mọi cấp độ trong tổ chức, từ quản lý đến nhân viên thực thi.

Các lợi ích của 6 Sigma

6 Sigma là một phương pháp cải tiến quy trình mạnh mẽ, được thiết kế để giảm thiểu sai sót và tăng cường hiệu quả hoạt động. Áp dụng 6 Sigma không chỉ giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng mà còn mang lại nhiều giá trị vượt trội:

Tạo ra sự thành công liên tục

Hỗ trợ doanh nghiệp duy trì và cải thiện hiệu suất  lâu dài thông qua các quy trình được tối ưu hóa. Phương pháp này không chỉ tập trung vào việc giải quyết vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai.

Xác định mục tiêu thực hiện cho tất cả mọi người

6 Sigma thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho toàn bộ tổ chức dù là lớn hay nhỏ, từ ban lãnh đạo đến nhân viên. Tất cả đều làm việc để hướng tới việc đặt ra mục tiêu chung  cho quá trình kinh doanh và cho khách hàng, điều này giúp đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc đạt được chất lượng vượt trội.

Nâng cao giá trị đến khách hàng

Bằng cách giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình, 6 Sigma giúp cung cấp các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn, từ đó tăng sự hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.

Gia tăng tỷ lệ các sáng kiến được thực hiện

Phương pháp này khuyến khích các ý tưởng đổi mới thông qua việc phân tích dữ liệu và thực hiện các sáng kiến cải tiến một cách có hệ thống, giúp tỷ lệ thành công của các dự án cải tiến cao hơn.

Phối hợp chức năng chéo

6 Sigma thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban và bộ phận trong tổ chức, loại bỏ rào cản nội bộ và tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan.

Các chiến lược thay đổi

Phương pháp này không chỉ tập trung vào việc cải tiến quy trình mà còn giúp doanh nghiệp định hình các chiến lược thay đổi phù hợp với mục tiêu dài hạn, từ đó tăng khả năng thích nghi với thị trường và cạnh tranh hiệu quả hơn.

Nhờ vào những lợi ích này, 6 Sigma không chỉ là một công cụ cải tiến chất lượng mà còn trở thành chiến lược toàn diện giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế bền vững trên thị trường.

Bốn nội dung cơ bản của 6 Sigma

Phương pháp 6 Sigma được xây dựng dựa trên bốn nội dung cốt lõi, đóng vai trò nền tảng trong việc triển khai và thực hiện thành công.

1. Tập trung vào khách hàng

• 6 Sigma đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, nhấn mạnh việc hiểu rõ nhu cầu, mong muốn và kỳ vọng của họ để cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng vượt trội. Mọi biện pháp đo lường và cải tiến đều bắt đầu bằng việc xác định yêu cầu khách hàng và đánh giá mức độ hài lòng.
• Phương pháp này không chỉ tập trung vào cải tiến chất lượng mà còn hướng đến xây dựng một hệ thống bền vững, đáp ứng tối ưu mong đợi của khách hàng và nâng cao vị thế doanh nghiệp trên thị trường.

2. Dữ liệu và quản lý dữ liệu thực tế

• Tập trung vào việc ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế thay vì cảm tính. 6 Sigma bắt đầu bằng việc đo lường hiện trạng để đánh giá hiệu quả hoạt động, nhận diện vấn đề và xác định cơ hội cải tiến. Dữ liệu được thu thập và quản lý khoa học, đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý của doanh nghiệp.

3.  Tập trung vào quản lý tài chính và cải tiến quá trình

• Trong 6 Sigma, “quy trình” là trung tâm của mọi hoạt động. Không chỉ tập trung vào việc nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, mà 6 sigma còn hướng đến cải tiến các quy trình để đạt hiệu quả tối ưu. Từ thiết kế sản phẩm, đo lường hiệu suất, đến quản lý kinh doanh, 6 Sigma hỗ trợ doanh nghiệp, giúp giảm chi phí, tăng năng suất, và tối đa hóa giá trị sản phẩm cũng như dịch vụ.

4. Nhà quản lý cần tập trung vào những nội dung ưu tiên

• Rất nhiều tổ chức đã vướng phải khó khăn khi lựa chọn các ưu tiên, dẫn đến việc phân tán nguồn lực và lãng phí thời gian, tiền bạc và nhân lực. Các nhà quản lý thường cố gắng đạt được nhiều mục tiêu khác nhau, từ doanh số, tăng trưởng, chất lượng đến các mục tiêu xã hội, điều này khiến tổ chức mất tập trung vào những vấn đề cốt lõi.
• Tập trung vào các mục tiêu ưu tiên, đặc biệt là tìm ra và giải quyết các nguyên nhân gốc rễ gây ra lãng phí, sai sót và không đáp ứng yêu cầu khách hàng. 6 sigma đã giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và đạt được các mục tiêu chiến lược quan trọng của tổ chức, từ đó tạo ra sự cải tiến bền vững và hiệu quả.

6 Sigma và phương pháp DMAIC

Hiện nay, điểm chung nhất giữa các công ty đột phá lên mức 4-6 Sigma là đều áp dụng mô hình 6 Sigma và tích hợp phương pháp DMAIC vào mọi hoạt động quản lý cũng như kinh doanh. Với trọng tâm là dựa trên thực tế để nhận diện vấn đề, đưa ra giải pháp cải tiến và nâng cao hiệu suất.

Nội dung phương pháp DMAIC có thể được mô tả qua 5 bước sau:

Bước 1: Define (Xác định)

• Bước đầu tiên là xác định rõ vấn đề cần cải tiến, mục tiêu dự án và các yêu cầu của khách hàng. Điều này giúp định hướng và xác lập phạm vi cho dự án cải tiến.

Bước 2: Measure (Đo lường)

• Tiến hành thu thập và đo lường dữ liệu về quy trình hiện tại để hiểu rõ hiệu suất và tình trạng hiện tại của quy trình. Việc này giúp xác định các yếu tố cần cải tiến.

Bước 3: Analyze (Phân tích)

• Phân tích dữ liệu thu thập được để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu suất của quy trình. Bước này giúp hiểu rõ nguồn gốc của các sai sót hoặc lãng phí.

Bước 4: Improve (Cải tiến)

• Dựa trên kết quả phân tích, đưa ra các giải pháp cải tiến nhằm tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu lỗi. Các cải tiến này cần được thử nghiệm và điều chỉnh để đạt hiệu quả cao nhất.

Bước 5: Control (Kiểm soát)

• Sau khi cải tiến, thiết lập các cơ chế kiểm soát để duy trì và giám sát hiệu quả của các thay đổi trong dài hạn. Điều này đảm bảo rằng quy trình mới được duy trì ổn định và không xảy ra sự cố tái phát.

Bên cạnh đó khi triển khai DMAIC, doanh nghiệp cần tập trung vào ba hoạt động cơ bản sau, nhằm đảm bảo hiệu quả cải tiến quy trình và nâng cao chất lượng:

• Cải tiến quy trình: Là hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất và chất lượng của các quy trình hiện tại. Doanh nghiệp cần xác định mức Sigma hiện tại và tỷ lệ lỗi PPMO (Phần triệu cơ hội lỗi), sau đó loại trừ các biến động thông qua việc kiểm soát 5 yếu tố 4M (Man – con người, Machine – máy móc, Material – vật liệu, Method – phương pháp) và 1I (Information – thông tin). Qua đó, giảm sai sót, tối ưu hóa nguồn lực, gia tăng giá trị cho khách hàng , đồng thời nâng mức Sigma và hiệu quả kinh doanh.
• Thiết kế lại quá trình: Khi quy trình hiện tại đạt đến giới hạn, chẳng hạn mức 4,6 hoặc 4,7 Sigma, việc cải tiến tiếp tục trở nên khó khăn và không mang lại hiệu quả. Đây là lúc cần thiết kế lại quy trình, tập trung vào tái cấu trúc toàn diện từ cách thức vận hành đến công nghệ áp dụng, nhằm nâng cấp hệ thống sản xuất mà còn đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được chuyển hóa thành thiết kế sản phẩm và công nghệ phù hợp.
• Quản lý quá trình: Sau khi cải tiến hoặc thiết kế lại quy trình, việc quản lý nhằm duy trì sự ổn định và hiệu quả lâu dài là nhiệm vụ thiết yếu. Doanh nghiệp cần tập trung vào giám sát, đo lường và kiểm soát các yếu tố gây ảnh hưởng tới quy trình, đảm bảo rằng hệ thống luôn vận hành trong giới hạn cho phép. Đồng thời nhận diện các quy luật biến động và ngắn ngừa phát sinh vấn đề, giúp tính cải tiến luôn giữ mức ổn định và phát triển bền vững của hệ thống.

Có thể thấy, quá trình cải tiến không chỉ chứng minh được tính hiệu quả trong nâng cao chất lượng và tối ưu hóa quy trình, mô hình DMAIC còn mang lại những lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, giúp tăng sự ổn định, phát triển bền vững và chiếm ưu thế trên thị trường.

Chương trình đào tạo Lean Six Sigma

Tự hào là một trong những đơn vị cung cấp các khóa đào tạo về Lean Six Sigma, IRTC đã xây dựng chương trình dành cho các cá nhân và tổ chức muốn cải tiến quy trình, tối ưu hóa năng suất và nâng cao chất lượng một cách bền vững. Phương pháp Lean Six Sigma kết hợp giữa hai triết lý quản lý: Lean, nhằm giảm thiểu lãng phí trong quy trình, và Six Sigma, giúp giảm thiểu sai sót và biến động để đạt hiệu quả tối đa.

Chương trình đào tạo đa dạng:

Chương trình học Lean Six Sigma của IRTC được chia thành ba khóa với ba cấp độ đào tạo, phù hợp với mọi nhu cầu và mục tiêu khác nhau của học viên:

• Khóa Yellow Belt: Dành cho học viên mới bắt đầu tìm hiểu về Lean Six Sigma, cung cấp nền tảng vững chắc về các nguyên lý và công cụ cơ bản, hiểu về cách thức cải tiến quy trình và áp dụng các kỹ thuật đơn giản để giảm thiểu lãng phí và lỗi trong công việc hàng ngày.
• Khóa Green Belt: Dành cho các học viên muốn có kiến thức sâu hơn và kỹ năng thực hành nâng cao trong việc triển khai các dự án cải tiến quy trình về học phân tích dữ liệu, sử dụng các công cụ thống kê và quản lý các dự án 6 Sigma từ khi xác định vấn đề đến khi triển khai giải pháp.
• Khóa Black Belt: Dành cho học viên muốn dẫn dắt các dự án cải tiến quy trình quy mô lớn trong tổ chức. Khóa học Black Belt trang bị các công cụ phân tích và quản lý phức tạp hơn, nâng cao khả năng quản lý đội nhóm và giải quyết các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả.

Chuyên gia giàu kinh nghiệm:

Các khóa học sẽ được giảng dạy bởi các chuyên gia với nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai dự án cải tiến quy trình và tối ưu hóa chất lượng cho các tổ chức. Qua đó, chia sẻ những kiến thức sâu rộng về Lean Six Sigma, những chiến lược, công cụ và kỹ thuật để học viên có thể áp dụng trong công việc thực tế một cách hiệu quả.