Thu mua là gì? Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng

Trong hoạt động kinh doanh, để mỗi sản phẩm đến tay khách hàng một cách suôn sẻ, cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bộ phận và quy trình. Yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp không chỉ nhờ vào sản phẩm vượt trội, mà còn nhờ vào cách họ tìm kiếm, lựa chọn và đảm bảo nguồn cung ứng phù hợp. Đằng sau những quyết định này là cả một quá trình chuyên nghiệp được gọi tên đơn giản là “thu mua”. Nhưng liệu đây chỉ là hành động "mua bán", hay nó còn ẩn chứa vai trò chiến lược quan trọng hơn? Hãy cùng khám phá!

Thu mua là gì?

Thu mua (procurement) là quá trình bao gồm việc tìm kiếm, đánh giá, lựa chọn và quản lý nhà cung cấp, đồng thời thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản khác nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất, vận hành, hoặc kinh doanh của một tổ chức.

Đây là một trong các yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của một doanh nghiệp, nhưng khái niệm này đôi khi dễ bị nhầm lẫn hoặc chưa được hiểu đúng. Không giống như những giao dịch mua bán thông thường, thu mua đòi hỏi một tầm nhìn dài hạn và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong tổ chức, từ khâu lên kế hoạch, đàm phán hợp đồng đến quản lý rủi ro và kiểm soát hiệu quả chi phí.

Đóng vai trò cầu nối giữa doanh nghiệp và các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng, thu mua không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động nội bộ mà còn góp phần đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Qua đó, nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Hiểu một cách đơn giản, thu mua không chỉ là hành động "mua", mà là quá trình tối ưu hóa mọi nguồn lực từ bên ngoài để đạt được mục tiêu kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Chính vì vậy, đây là lĩnh vực đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao và không thể thiếu trong mọi doanh nghiệp.

Các thuật ngữ liên quan: Purchase và Purchasing

Khi tìm hiểu về thu mua, hai thuật ngữ thường xuyên được nhắc đến trong đó là Purchase và Purchasing, nhưng chúng không hoàn toàn đồng nghĩa với procurement (thu mua). Để hiểu rõ hơn, hãy phân biệt các khái niệm này.

Dưới đây là bảng so sánh và giải thích mối liên kết giữa Procurement, Purchasing, và Purchase để người đọc dễ hình dung:

Qua đó có thể thấy:

• Procurement được ví như một "bức tranh lớn", bao gồm toàn bộ quá trình từ chiến lược đến quản lý thu mua. Nói cách khác, đây chính là xương sống của hoạt động thu mua, giúp doanh nghiệp không chỉ đáp ứng nhu cầu trước mắt mà còn tối ưu hóa hiệu quả dài hạn.
• Purchasing là một phần nhỏ mang tính tác nghiệp, tập trung vào các nhiệm vụ cụ thể như đặt hàng, kiểm tra hàng hóa, và xử lý thanh toán. Nếu procurement là tầm nhìn dài hạn, thì purchasing chính là các hành động ngắn hạn để hiện thực hóa kế hoạch thu mua.
• Purchase là một hành động cụ thể, nhỏ nhất trong toàn bộ quy trình procurement. Đây là bước cuối cùng và cũng là mắt xích nhỏ nhất nhưng không kém phần quan trọng trong toàn bộ chuỗi quy trình.

Quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng

Để đảm bảo doanh nghiệp có thể nhận được hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cần thiết một cách hiệu quả và tối ưu chi phí, quy trình thu mua trong chuỗi cung ứng cần được thiết kế và xây dựng một loạt các bước cụ thể.

Các bước cơ bản trong quy trình thu mua:

Bước 1: Xác định nhu cầu

• Mục tiêu: Đây là bước đầu tiên vầ rất quan trọng trong quy trình thu mua, với mục tiêu là xác định rõ loại hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản mà tổ chức cần dựa trên kế hoạch kinh doanh, sản xuất, hoặc vận hành.
• Hành động chính: Để đạt được điều này, doanh nghiệp phải phân tích nhu cầu nội bộ, đồng thời định lượng và xác định tiêu chuẩn chất lượng của hàng hóa hoặc dịch vụ trong quá trình này.

Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp

• Mục tiêu: Giúp xác định được nhà cung cấp có khả năng đáp ứng yêu cầu của tổ chức về chất lượng, giá cả hợp lý và thời gian giao hàng chính xác, đảm bảo các tiêu chí hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hoạt động chính: Doanh nghiệp cần nghiên cứu thị trường để hiểu rõ về các nhà cung cấp tiềm năng. Kèm theo đó, việc yêu cầu báo giá hoặc đấu thầu sẽ giúp tổ chức nhận được thông tin cụ thể và đưa ra so sánh. Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá năng lực của nhà cung cấp dựa trên các tiêu chí cụ thể mà doanh nghiệp đề ra.

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

• Mục tiêu: Đảm bảo doanh nghiệp chọn được đối tác phù hợp nhất, không chỉ về giá trị mà còn về khả năng cung cấp hàng hóa và dịch vụ ổn định và chất lượng.
• Hành động chính: Đầu tiên, doanh nghiệp sẽ tiến hành so sánh báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau, sau đó tiến hành đàm phán về điều khoản hợp đồng. Khi đã hoàn tất các quy trình trước đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành đưa ra quyết định cuối cùng và lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu tốt nhất.

Bước 4: Đặt hàng

• Mục tiêu: Nhằm đảm bảo hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cần thiết được đặt mua một cách chính xác và đúng yêu cầu của tổ chức. Các yêu cầu về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng được truyền tải rõ ràng đến nhà cung cấp.
• Hành động chính: Doanh nghiệp sẽ bắt đầu tạo đơn đặt hàng và gửi đơn tới nhà cung cấp, giúp nhà cung cấp nắm bắt tình hình và tiến hành cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ theo đúng thông tin đã được xác nhận.

Bước 5: Theo dõi và quản lý đơn hàng

• Mục tiêu: Tại bước này, doanh nghiệp có thể xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp đúng tiến độ và đáp ứng các cam kết đã thảo thuận trong hợp đồng. Từ đó, tránh tình trạng gián đoạn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh.
• Hành động chính: Thực hiện theo dõi tiến độ sản xuất và vận chuyển, tránh trường hợp bị trễ hoặc thiếu hàng. Khi xảy ra tình trạng trên, doanh nghiệp cũng cần lập tức xử lý để tránh các vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Bước 6: Nhận hàng và kiểm tra

• Mục tiêu: Nhận hàng hóa, dịch vụ từ nhà cung cấp và kiểm tra xác nhận số lượng sản phẩm, có đáp ứng yêu cầu về chất lượng, không có sai sót và sẵn sàng đưa vào sử dụng.
• Hành động chính: Khi nhận sản phẩm từ nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa. Trong trường hợp phát hiện lỗi hoặc sai sót, cần lập biên bản ghi nhận các vấn đề liên quan, đồng thời đưa ra biện pháp khắc phục kịp thời.

Bước 7: Thanh toán và hoàn thiện giao dịch

• Mục tiêu: Hoàn tất các nghĩa vụ tài chính và ghi nhận giao dịch vào hệ thống kế toán của tổ chức. Đảm bảo các thanh toán được thực hiện đúng hạn, chính xác, minh bạch.
• Hành động chính: Thực hiện xác minh hóa đơn, kiểm tra sự chính xác của các thông tin trên hóa đơn so với đơn đặt hàng và biên bản nhận hàng. Sau đó, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh toán theo điều khoản hợp đồng, thanh toán cho nhà cung cấp theo hình thức và thời gian đã được thỏa thuận trước đó.

Bước 8: Đánh giá và cải tiến

• Mục tiêu: Là bước cuối cùng trong thu mua, mục tiêu là đạt được hiệu quả tối ưu thông qua hành động liên tục cải thiện hiệu quả quy trình thu mua. Từ đó, nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức và giảm thiểu chi phí.
• Hành động chính: Thực hiện đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, phân tích chi phí và hiệu quả quy trình để đánh giá hiệu quả của toàn bộ quá trình thu mua. Cuối cùng đưa ra đề xuất cải tiến để nâng cao hiệu suất và giảm thiểu rủi ro.

Qua các bước trên, ta có thể thấy rằng  thu mua không chỉ là một nhiệm vụ đơn giản mà là một quá trình phức tạp, tuân theo quy trình mua hàng và có hệ thống. Mỗi bước trong quy trình đều có sự liên kết chặt chẽ và đòi hỏi sự chính xác cao để đảm bảo rằng hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản cần thiết được cung cấp đúng yêu cầu, đúng thời gian và đúng chất lượng. Quá trình thu mua không chỉ giúp tổ chức tối ưu chi phí mà còn đảm bảo sự ổn định và phát triển lâu dài trong chuỗi cung ứng.

Khóa học Quản trị chuỗi cung ứng – Supply Chain Managerment

Khóa học Quản lý Chuỗi Cung ứng do IRTC tổ chức là giải pháp toàn diện dành cho các cá nhân và doanh nghiệp mong muốn nâng cao hiệu quả vận hành trong chuỗi cung ứng. Với nội dung được thiết kế chuyên sâu, chương trình giúp học viên nắm vững các kiến thức quan trọng như lập kế hoạch và quản lý tồn kho, dự báo, quản lý dòng chảy hàng hóa, thông tin và tài chính.... Đặc biệt, khóa học còn cung cấp các phương pháp và công cụ quản lý hiện đại, tập trung vào việc giải quyết các thách thức thực tế mà doanh nghiệp thường gặp phải.

Điểm nổi bật của khóa học chính là đội ngũ chuyên gia giảng dạy, những người đã có nhiều năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp. Không chỉ mang đến kiến thức lý thuyết, các giảng viên còn chia sẻ những bài học thực tiễn, các giải pháp sáng tạo, giúp học viên áp dụng hiệu quả vào công việc. Đây là cơ hội tuyệt vời để bạn phát triển năng lực, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, và tạo ra lợi thế cạnh tranh vượt trội cho tổ chức của mình.

Kết luận

Với những bước đi rõ ràng và quy trình chặt chẽ, thu mua trong chuỗi cung ứng đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả tổ chức. Việc tối ưu hóa quy trình này, từ xác định nhu cầu đến lựa chọn nhà cung cấp và cải tiến liên tục, không chỉ bảo đảm chất lượng và giá trị mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Hi vọng những chia sẻ vừa rồi đã giúp giải đáp cho thắc mắc về chủ đề mua hàng là gì của quý bạn đọc.